Comment préparer le rapport d’activité de son entreprise?

Un rapport d'activité, qu'est-ce que c'est?

Le rapport d'activité doit présenter, page après page, le bilan du travail effectué par un stagiaire en entreprise ou le bilan général de l'entreprise année après année, son organisation, ses activités, etc.

Les impacts de ce rapport d'activité peuvent être différents : ils sont fonction des objectifs du rédacteur, de son projet professionnel et du secteur d'activité concerné. Par exemple, l'introduction en bourse d'une SA oblige le dirigeant à rédiger un rapport d'activité, document indispensable dans ce cadre. Il doit communiquer sur l'évolution rapide de l'entreprise et concrétiser les compétences de l'entreprise à conserver sa courbe ascensionnelle.

La rédaction du rapport d'activité est chronophage et l'utilisation d'un outil informatique performant réduit le travail de comparaison avec les précédents.

Le rapport d'activité, comment le rédiger ?

• Le rapport d'activité d'un stage en entreprise pour un étudiant, en cours ou en fin d'étude : ce rapport d'activité est destiné au maître de stage, au tuteur et au stagiaire lui-même.

Le stagiaire rédige son rapport de stage pour décrire sur son environnement de travail : sa fonction dans l'entreprise, le métier du maître de stage, ainsi qu'un ressenti sur le soutien et la présence attentive de ce dernier, la réactivité de son tuteur, etc.

Ce stage en entreprise peut être perçu par le stagiaire comme une première expérience professionnelle qui va (éventuellement) impacter ses objectifs et le choix de son secteur d'activité professionnel ainsi que sa fonction précise dans l'entreprise et la définition de son métier, etc.

• Le rapport d'activité d'une société : ce rapport est un document qui entre dans la composition du rapport de gestion (obligatoire pour les sociétés) avec le rapport moral et le rapport financier.

En règle générale, sa rédaction intervient en fin d'année ou au début de l'année suivante pour le dernier exercice clos. Le rapport d'activité sur l'année s'ajoute aux précédents afin d'orienter une partie de la conclusion sur la comparaison. Il doit afficher une transparence appréciable au niveau de l'organisation de la société et au niveau finances car chaque salarié ou associé ou actionnaire, dirigeant ou non, peut le consulter.

Si le rapport d'activité d'une entreprise présente des informations suffisamment détaillées et complètes, il peut alors servir de rapport de gestion. Dans ce cas, la rédaction des aspects financiers doit être analytique et ne rien omettre.

• Le rapport d'activité d'une association : contrairement aux sociétés, ce n'est pas un document obligatoire.

Malgré tout sa rédaction répond aux même obligations de clarté et de transparence nécessaires au contrôle de l'évolution de l'association. La conclusion du rapport d'activité d'une association induit les actions à mettre en place pour renforcer sa pérennité.

Le rapport d'activité doit-il contenir un indicateur de performance ?

Dans un rapport d'activité, un indicateur de performance KPI (Key Performance Indicator) ou ICP (Indicateur Clé de Performance) évalue de manière fiable en présentant la qualité de l'organisation, les performances des produits et/ou services de l'entreprise. Un indicateur s'exprime en unités en rapport direct avec le secteur analysé : euros, minutes, heures, quantité, etc.

L'indicateur fournit des informations orientées en utilisant une unité spécifique pour chacune. Il est nécessaire d'avoir un indicateur de performance secteur après secteur, tout en sachant que sans objectifs, l'indicateur de performance ne peut pas exister. En communiquant sur les éléments suivants, il oriente la rédaction mais aussi la conclusion d'un rapport d'activité :

• La qualité du travail : chaque fonction et chaque poste occupé par le personnel de l'entreprise sont concernés.

• Les outils répondent-ils aux besoins et est-ce qu'ils participent à une meilleure rentabilité ?

• La méthodologie de travail est-elle adaptée aux compétences humaines ?

• Le plan de formation est-il adapté ?

• Les objectifs sont-ils atteints ?

• Les clients sont-ils satisfaits.

En conclusion, la question est posée : faut-il envisager des améliorations et dans quel secteur d'activité de l'entreprise : humain, matériel, organisationnel, définition plus précise du travail et de la fonction de chacun ?

Il faut être conscients que la présentation des aspects critiques d'une entreprise argumente largement la mise en œuvre de mesures correctives et encourage les instances dirigeantes de la société à s'investir. Il faut donc rédiger très précisément cette partie du rapport d'activité.