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5 outils dont vous avez besoin pour vous débarrasser de votre paperasse

Pour une entreprise, passer à une gestion totale sans papier peut sembler évident aujourd’hui, mais aller jusqu’au bout peut vite devenir complexe. Le problème surgit particulièrement si vous n’avez pas les outils adaptés. En effet, la conversion prendra plus qu’un destructeur de papier et quelques dossiers sur votre ordinateur.

digitalisation entreprise paperasse

Ainsi, voici une liste claire des 5 outils incontournables vous permettant de rendre la transformation digitale de votre entreprise rapide et facile.

Un scanner pour numériser les éléments

Un des outils les plus importants dont vous aurez besoin dès le début est un scanner. Cela permettra dans un premier temps de numériser et donc digitaliser l’intégralité des documents que vous avez stockés. Les fichiers importants doivent être convertis dans une forme numérique et accessibles pour que les informations qu’ils contiennent ne soient pas perdues pour toujours. Vous pourrez ensuite vous débarrasser définitivement de la version papier de ces documents.
Les caractéristiques clés à vérifier lorsque l’on souhaite acquérir un scanner sont :

  • la taille ;
  • le prix ;
  • la vitesse ;
  • les options de la colorimétrie.

Il y a même des scanners faits spécifiquement pour les bureaux qui sont (ou qui tendent à être) sans papier.

Un bon kit d’outils PDF

Une fois que vos documents sont intégralement numérisés et placés dans votre solution de stockage, cela peut exiger la conversion au format PDF. En effet, les scanners numérisent généralement les documents en PDF.
Les fichiers PDF sont considérés comme la norme, le format standard pour la plupart des documents. Ainsi il est donc impératif que n’importe quel bureau sans paperasse puisse lire, éditer et gérer les formats PDFs. Les outils vous permettront d’éditer des documents de façons diverses comme par exemple la création des couches de texte pour mettre à jour des informations obsolètes.
Il existe de nombreux logiciels en ligne pour ça, tels que Adobe.

Un espace de stockage en ligne

Un outil de stockage en ligne peut être l’outil le plus essentiel pour vous débarrasser de la paperasse. Il vous permet de garder l’intégralité de vos documents en tout sécurité, en ligne, accessibles partout, et de façon totalement sécurisé.
Voici ce qu’il faut vérifier quand vous cherchez un système de stockage en ligne :

  • la sécurité ;
  • l’accessibilité depuis un mobile ;
  • l’espace de stockage ;
  • le prix ;
  • le processus de téléchargement.

Une sauvegarde “de secours”

Inhérent au concept du bureau sans paperasse, il est primordial d’avoir une sauvegarde de secours. Cette sauvegarde se ferait en ligne, de façon complètement automatique avec une récupération possible à tout moment. Assurez-vous que la totalité de vos fichiers et dossiers critiques sont sauvegardés. Il est recommandé de mettre en place une sauvegarde automatique pour s’assurer de ne rien perdre, et que les sauvegardes se déplaçant offsite pour les garder plus sécurisées.

Depuis quelques années maintenant, les services de sauvegardes en ligne de secours, dans des clouds ou serveurs extérieurs, sont devenus plus abordables. Ce ne sera donc plus hors de portée pour n’importe quelle entreprise.

Un système de facturation en ligne

Maintenant que tous vos fichiers sont sauvegardés en ligne de façon sécurisé et que plus d’archives ne restent en version papier, il ne reste plus qu’à faire vos factures directement en ligne !
Il existe de nombreux logiciels ou de plateformes sur le web qui permettent d’obtenir des systèmes de facturation en ligne. De plus en plus d’entreprises se tournent vers ces outils, ce qui facilite grandement les échanges. Ils permettent par exemple des paiements directement de votre compte bancaire d’entreprise.

Dans cette vision de digitalisation de votre bureau, Digidom propose de vous envoyer directement votre courrier. Disponible par vous seul dans un cloud hautement sécurisé, visible depuis notre application smartphone et via notre site, nous vous permettons d’avoir votre courrier directement dans votre poche.