Les éléments clés d’un contrat de domiciliation

Que doit contenir un contrat de domiciliation ?

Toutes les entreprises ont un siège social ; c'est l'adresse juridique et fiscale de l'entreprise, reconnue comme officielle lors du dépôt du dossier d'immatriculation auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE). En France et de façon légale, l'exercice de l'activité d'une entreprise et son siège social peuvent être séparés. 

L'adresse du siège social figure sur tous les documents émis par l'entreprise (factures, devis, courriers aux services administratifs, etc.) et sur chaque document officiel : Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), Kbis, document fiscal, 

Où domicilier son entreprise ?

Les entrepreneurs ont le choix du lieu pour installer leur siège social :
Domicile de l'entrepreneur ou de ses associés : mise en danger de la vie privée.
Location d'un local commercial et perte de la flexibilité : bail commercial. 
Achat d'un local et engagement financier sur moyen ou long terme : mise en péril de la trésorerie de l'entreprise.

L'entrepreneur doit exposer sa société à un minimum de risques et pour cela, le choix idéal pour son siège social est la société de domiciliation commerciale. Cette solution offre de nombreux avantages et une carte de visite à l'adresse prestigieuse. Outre cette adresse, la société de domiciliation propose un panel de services à la carte : gestion du courrier, accueil téléphonique, location de salles de réunion / réception, mise à disposition de bureaux, etc.

C'est la signature d'un contrat de domiciliation qui officialise cette association.

Quels sont les termes du contrat de domiciliation ?

L'article 26-1 du décret 85-1280 du 5.12.1985 (modifié par le décret 2007-750 du 9.05.2007) établit qu'une domiciliation commerciale n'est officielle qu'après la signature du contrat de domiciliation.

Ce contrat est précis et exhaustif : l'entrepreneur devant être vigilent sur les prestations listées et le prix final. Ce document sera remis au CFE lors de l'immatriculation de la société ou pour signaler un changement de siège social, la société de domiciliation étant ainsi identifiée comme domiciliataire, l'entrepreneur étant le domicilié.

Le contrat de domiciliation est d'une durée minimale de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction et résiliable avec préavis, hors date de fin de contrat. Les coordonnées du domiciliataire apparaissent clairement sur le contrat (RCS, numéro d'agrément préfectoral, date de renouvellement de cet agrément (tous les 6 ans), etc.) ainsi que les mentions obligatoires suivantes :
Les coordonnées du représentant légal de l'entreprise domiciliée.
Le numéro RCS s'il est connu (changement de domiciliation) au moment de la signature.
L'adresse de domiciliation : certaines sociétés de domiciliation disposent de plusieurs adresses, au choix de l'entrepreneur mais une seule adresse doit figurer sur le contrat.
La liste et définition exacte des services souscrits par l'entrepreneur auprès de la société de domiciliation : courrier, location d'espace de travail (bureaux, salles de réception), standard téléphonique, etc.
Le coût précis de ces différents services ainsi que leur périodicité de règlement.
La durée du contrat de domiciliation et les conditions de résiliation.
Le montant du dépôt de garantie.

Attention, même si les sociétés de domiciliation offrent la possibilité d'effectuer les formalités de souscription en ligne, le contrat doit être formalisé par écrit, daté et signé par les deux parties.

Le contrat de domiciliation et les obligations de la société domiciliataire

Pour être homologuée en tant que telle, la société domiciliataire doit être titulaire de l'agrément préfectoral (Préfecture de police à Paris) et répondre à l'article L123-11-2 du Code du Commerce. 

La signature du contrat entraîne certaines obligations auxquelles la société de domiciliation doit se soumettre : 
louer des locaux (bureaux) et fournir des services répondant aux exigences du contrat,
vérifier la fiabilité du domicilié (article L561-2 du Code Monétaire et Financier) : fiscalement (fraude, blanchiment de capitaux, etc.) et juridiquement (interdiction d'exercer),
transmettre les informations sur le domicilié au greffe du Tribunal de Commerce ou au CFE et signaler tout changement de situation : résiliation, absence de signalement du domicilié depuis environ 3 mois,
transmettre à l'administration fiscale (centre des impôts des entreprises) et aux services sociaux (sécurité sociale) les coordonnées du domicilié qui met fin à son contrat.

Le contrat de domiciliation et les obligations de l'entreprise domiciliée

L'entrepreneur domicilié doit :

1. utiliser les locaux de la société de domiciliation (bureaux et salles de réunion) uniquement en tant que siège social ou éventuellement succursale,
2. informer le domiciliataire de tout changement essentiel dans l'organisation de l'entreprise : changement de forme juridique, objet social, dirigeant, etc.,
3. donner mandat à la société de domiciliation afin qu'elle puisse recevoir en son nom tous les documents (lettre, colis, etc.).