Par Julia le mercredi 26 juin 2019

Comment déléguer efficacement les tâches administratives ?

Il n’est pas toujours aisé de confier certaines tâches administratives à des collaborateurs. Souvent considéré à tort comme une perte de contrôle, déléguer est pourtant bel et bien une compétence nécessaire pour un management efficace et réussi. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur vos priorités, maîtriser votre temps tout en motivant vos collaborateurs en leur donnant des responsabilités. Mais comment mener à bien une délégation ? On vous explique tout. 

deleguer ses taches administratives

» Analyser la tâche à déléguer

Impossible de bien déléguer la tâche à accomplir sans l’avoir analysée au préalable. Qui est concerné et qu’est-il besoin de faire ? 

» Choisir la personne appropriée

Une fois la tâche analysée, il convient de se rapprocher d’un collaborateur ayant les compétences pour s’en occuper. Choisissez-le bien en tenant compte des différents profils au sein de votre équipe.

Note : confier une mission à une personne démotivée et lui montrer que nous lui accordons notre confiance peut l’aider à se remotiver. 

» Expliquer clairement le(s) objectif(s)

Il est habituel que les managers qui délèguent peu veulent que la mission soit réalisée à leur manière, telle qu’ils l’auraient fait. Grave erreur. 

Il suffit d’expliquer distinctement le contexte et le résultat attendu au collaborateur en charge du dossier puis de répondre calmement à ses questions et à ses doutes : de quelle(s) tâche(s) s’agit-il ? Quel est le délai ?

L’idée étant de le laisser travailler ensuite en autonomie.

» Montrer votre confiance

Vous avez choisi une personne parmi l’ensemble de vos collaborateurs pour mener à bien la tâche à effectuer. Elle connaît le résultat attendu. Maintenant, faites-lui confiance et lâchez du lest. Elle le sentira et en sera d’autant plus motivée, productive et efficace. 

» Mettre tous les moyens à disposition

Être autonome ne veut pas pour autant dire être seul. Le succès de la réalisation de la tâche dépend également de votre implication et des ressources mises à disposition. Faites en sorte que votre collaborateur ait toujours accès aux éléments dont il a besoin. 

Déléguer ne veut pas dire se dessaisir purement et simplement de la mission. Bien au contraire. Vous devrez toujours rester à l’écoute et être disponible en tant que manager. 

» Examiner régulièrement l’état d’avancement 

Lors des tâches administratives longues, il est nécessaire de faire un point régulier sur l’avancement de la mission. Vous pourrez ainsi comprendre objectivement la situation actuelle du projet et les différents points restants à effectuer. D’un autre côté, votre collaborateur sera rassuré de pouvoir vous rencontrer régulièrement en cas de besoin.

Pour conclure, il est indispensable de déléguer. Vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à votre équipe et à vous-même ce qui aura un effet direct sur votre travail. Même si des risques existent, une bonne préparation et un suivi attentif sauront être au cœur du succès de votre délégation. N’oubliez pas : déléguez d’abord de petites tâches et offrez toujours votre aide en tant que leader.

Gagner du temps sur les tâches administratives
 

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