Je pars en vacances, comment gérer le courrier en mon absence ?

Je pars en vacances, comment gérer le courrier en mon absence ?

Le courrier est un des éléments clés d’une entreprise. Son traitement est une tâche importante qu’il ne faut pas négliger autant les courriers entrant que sortant. Vous avez la possibilité de faire appel à des sociétés qui proposent le traitement de votre courrier ou vous avez un service interne qui s’en charge.

La gestion du courrier au quotidien

Si la gestion du courrier se fait en interne, il faut procéder à plusieurs étapes. Tout d’abord le tri du courrier. On élimine les publicités sans intérêt dans un premier temps, on garde celles utiles à l’entreprise. On met de côté les factures et les courriers destinés aux collaborateurs.

Ensuite, on classe les courriers en fonction du délai, de l’urgence, à qui le courrier est destiné. Enfin, le courrier est redistribué au sein de l’entreprise aux personnes concernées. Si vous êtes seul, mettez en place un premier tri pour savoir quels courriers vous devez traiter en urgence et ne pas vous laisser submerger.

Dans une entreprise de plus grande ampleur, le tri du courrier peut être une étape fastidieuse, mais primordiale au fonctionnement de l’entreprise. Si vous n’avez pas la possibilité de faire ce travail en interne, n’hésitez pas à externaliser, vous gagnerez en productivité. Il existe de nombreux professionnels qui peuvent gérer votre courrier au quotidien, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel, votre entreprise.

Les prestataires spécialisés feront les mêmes étapes que citées plus haut, de manière plus efficace qu’une personne qui n’a pas le temps de gérer le courrier. Ils pourront enregistrer, répertorier et traiter le courrier. Ils pourront trier les courriers entrants en fonction des critères que vous aurez mis en place.

En conclusion, le traitement du courrier est une activité qui prend du temps et est pourtant primordiale au bon fonctionnement de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à externaliser ou mettre en place un service dédié.

Gérer son courrier en vacances

Il est fort possible que vous preniez des vacances et que vous décidiez de fermer votre entreprise pendant ce laps de temps. Cependant le courrier, lui, ne s’arrête pas parce que votre entreprise est fermée. Dans ce cas, comment faire pour gérer le courrier lorsque vous êtes absent ?

Vous avez plusieurs possibilités :

  • La garde du courrier pendant votre absence. La Poste, par exemple, propose ce genre de service. Cela évite que votre boîte aux lettres s’encombre et permet que votre courrier soit en sécurité.
  • Externalisation du courrier. Si vous externalisez votre courrier au quotidien, le prestataire, qui s’en occupe, continuera son travail et pourra garder votre courrier. Une facilité qui permettra de retrouver au retour un courrier trié et rangé.
  • Réexpédition du courrier. Si votre absence est longue, vous pouvez faire aussi une demande de réexpédition du courrier. Bien réfléchir à l’utilité de cette solution selon le lieu où vous faites la réexpédition et le temps de votre absence.

Vous pouvez aussi ne pas fermer votre entreprise, dans ces cas-là quelqu’un s’occupe des courriers importants pendant votre absence. Vous avez la possibilité de donner des droits pour s’occuper des courriers urgents ou ces courriers peuvent tout à faire attendre votre retour.

Déléguer la gestion de mon courrier d'entreprise
 

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