Changer son siège social et déménager son entreprise

Pour rappel, le siège social donne une adresse juridique à l’entreprise. C’est-à-dire qu’elle détermine la nationalité de votre société. Ensuite, le siège social indique votre adresse administrative. Sans cela, vous ne recevrez pas votre K-Bis, et donc vous ne pourrez commencer votre activité. Cette adresse sera donc connue par tous, c’est ici que vous allez recevoir les courriers importants de votre société. Et, cette adresse sera sur tous vos papiers officiels, comme vos devis, factures, relance et autres documents.

Enfin, votre siège social doit être domicilié, il existe de nombreuses façons de domicilier votre entreprise comme :

• Dans vos locaux
• À l’adresse du dirigeant
• Dans une société de domiciliation.

Si vous avez choisi de déménager votre société, et que vous avez opté pour la domiciliation à l’adresse de vos locaux, vous allez avoir besoin de régler des formalités. Pas de panique, suivez le guide :

Pour le déménagement de l’entreprise :

Vous allez devoir effectuer diverses formalités pour changer de siège social comme :

• Prévenir les collaborateurs

Vous devez prévenir obligatoirement les représentants du personnel en amont du déménagement (le comité d’entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSC)).

Ensuite, pour éviter toute mauvaise entente ou autre déconvenue il est important de prévenir vos salariés. Il est important de communiquer auprès d’eux, avec un réel accompagnement et en apportant des réponses à leurs éventuelles questions. Cela va permettre qu’ils se préparent à un éventuel changement. Mais cela va vous protéger pour d’éventuels litiges.  Informez-les de chaque étape du déménagement.

• Calculer votre budget :

Avant toute chose, il faut calculer son budget et prendre en compte de nombreux aspects pour vous donner une idée du coût total de votre déménagement. 

• Poser votre préavis :

Veillez à bien lire votre bail de votre local actuel, afin de connaitre votre préavis, et de vous ajouter des frais supplémentaires.  Généralement, c’est entre 3 et 6 mois. 

• Cahier des charges des nouveaux locaux :

Définissez vos attentes pour vos prochains locaux : nombre de bureaux, surface … Pour affiner vos recherches et vous concentrer sur ce que vous voulez réellement.

• Les formalités administratives

Un déménagement apporte des changements, et cela même auprès des organismes que vous dépendez, de vos clients, et fournisseurs il faut donc mettre en place certains éléments comme :

- L’ouverture des lignes téléphoniques et internet dans les nouveaux bureaux (ou le transfert de ligne).

- Effectuez le changement d’adresse auprès de tous les organismes dont vous dépendez (Ursaff, sécurité sociale, préfecture, fournisseur, assureur, etc.).

- Prévenir vos clients et partenaires

En ce qui concerne votre siège social :

Pour le transfert de votre siège social, vous avez aussi quelques formalités à réaliser comme :

• Obtenir une autorisation de transfert et modifier les statuts

Pour changer l’adresse du siège social, vous devez obtenir une décision préalable de transfert, et vous devez modifier vos statuts. Cette décision préalable de transfert est différente en fonction du statut juridique de votre entreprise.

• La publication dans un journal d’annonce légale :

Une fois que la décision de transfert est prise, l’entreprise à un mois maximum pour faire publier le transfert de siège social dans un journal d’annonce légal. Sans oublier d’y notifier l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social. Là encore, deux possibilités en fonction de votre cas :

- si le tribunal de commerce reste inchangé, suite à cette modification : alors l’annonce légale se fait dans un journal du lieu de la nouvelle adresse du siège social.

- si le tribunal de commerce change : alors il doit y avoir deux parutions d’annonces légales. La première dans le lieu de l’ancienne adresse, la seconde dans la nouvelle adresse.

En conclusion, il est facile de changer son siège social et de déménager son entreprise sans paniquer. Afin de vous aider dans vos démarches, vous pouvez faire appel à des professionnels du droit pour vous accompagner dans les formalités de transfert de siège social. Mais aussi à des prestataires de services pour le déménagement de votre entreprise. N’oubliez jamais qu’un entrepreneur n’est jamais seul, entourez-vous.