Qu’est-ce que c’est qu’un bureau à distance/bureau virtuel ?

En plein essor dans notre pays, le bureau virtuel, ou bureau à distance, est un service qui connaît déjà de belles heures à l’étranger, notamment aux États-Unis depuis près de 20 ans. Alors que la tradition française a tendance à toujours voir l’entreprise et le lieu de travail comme une structure bien organisée, aux bureaux rangés et avec pignon sur rue, le bureau virtuel représente une alternative moderne et puissante. Plus besoin de louer un local et de payer des frais divers chaque mois pour le fonctionnement de son entreprise, les sociétés de domiciliation, avec leur solution de bureau virtuel, révolutionnent la gestion de nos activités.

Qu'est ce qu'un bureau virtuel ?

Un bureau virtuel est une solution de domiciliation du siège social d’une entreprise, dans les locaux d’une société spécialisée, qui permet de bénéficier d’une adresse souvent prestigieuse et de services divers et variés tels que :

• Un standard téléphonique personnalisé, qui filtre les appels directs vers l’entreprise, et de prendre les messages laissés par les clients si nécessaire.
• La réexpédition du courrier postal, ou sa mise en ligne sous forme de scans sur un espace cloud sécurisé, et dont les autorisations d’accès sont limitées.
• Un service de location à la demande, et à la journée, de bureaux équipés pour des réunions professionnelles.

Dans tous les cas, le bureau à virtuel reste, comme son nom l’indique, intégralement virtuel pour les besoins de base de gestion. Tous les services disponibles évitent à l’entrepreneur d’avoir à se rendre dans les bureaux de la société de domiciliation, puisqu’il accède à son espace directement en ligne, à moins bien sûr qu’il sollicite l’option de location ponctuelle de bureaux pour des réunions d’entreprise.

Quels sont les avantages du bureau virtuel ? 

Plusieurs raisons justifient le recours à un service de bureau virtuel pour son entreprise, parmi lesquelles :

• L’accessibilité du courrier directement en ligne, à n’importe quel moment du jour ou de la nuit, et depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, aussi bien chez soi qu’en déplacement à l’extérieur.
• La sécurité assurée à ces données, puisque celles-ci sont préservées en cas de vol, de perte, ou de panne informatique, tout comme elles ne risquent pas non plus de tomber entre de mauvaises mains.
• Le coût mensuel relativement faible de ce service, contrairement à la location d’un local attitré, sans parler de l’investissement zéro pour l’entreprise, puisqu’il n’est pas nécessaire d’acheter quoique ce soit en matériel ou logiciel pour l’équiper.
• Le respect de la vie privée de l’entrepreneur, bien moins exposée à tous les regards, surtout pour les travailleurs indépendants qui exercent depuis leur domicile. De cette manière, leur adresse personnelle ne se retrouve pas exposée à tous les clients.

Quels sont les inconvénients du bureau virtuel ?

Même si les avantages du bureau virtuel sont nombreux, des points noirs peuvent assombrir le tableau :

• L'environnement de travail peut se retrouver perturbé par la trop grande virtualisation de l’entreprise, car un entrepreneur pourrait s’accommoder difficilement d’une infrastructure aussi différente et nomade.
• L’isolement social qui découle du bureau virtuel peut rendre l’expérience du travail plus difficile qu’au sein d’une infrastructure physique. En effet, le lieu de travail est aussi un lieu de sociabilisation, notion qui n’existe plus ici, ou seulement dans une moindre mesure. Pour compenser ce souci, des solutions existent, comme le recours à un espace de coworking, avec d’autres entrepreneurs nomades.