Comment prendre un bureau virtuel ? 

Prendre un bureau virtuel pour son entreprise est un mode de travail en plein essor depuis quelques années. En effet, un grand nombre d’entrepreneurs dans le monde utilise dorénavant ces bureaux d’une nouvelle ère, dont le principe exclusivement digital, rassemble des utilisateurs avides d’un environnement de travail nomade. Pour utiliser ces services, rien de plus simple, puisqu’il suffit généralement de se tourner vers une société de domiciliation commerciale, dont les solutions complètes conviennent à presque tous les entrepreneurs. Faisons une petite mise au point ensemble.

UN BUREAU VIRTUEL : C’EST QUOI ?

Le bureau virtuel est un espace de travail dématérialisé, entièrement accessible à distance, à l’opposé totale du bureau physique traditionnel dans lequel les entreprises évoluent. Un tel service permet de travailler à n’importe quel moment, et depuis n’importe quelle location dans le monde. Pas de loyer à payer, pas de meubles, pas de rangement ou autres matériels à utiliser, le bureau virtuel confère une grande autonomie aux entrepreneurs nomades. En termes de services liés, une large gamme de solutions sont mises à la disposition des entrepreneurs, parmi lesquelles : 

  • La réexpédition du courrier postal, 

  • La permanence téléphonique personnalisée, 

  • La location ponctuelle de bureaux équipés ou de salles de réunion,

  • Des applications de gestion de données en cloud.

UN BUREAU VIRTUEL : QUELS AVANTAGES ?

Pour un entrepreneur qui débute son activité, s’engager avec un bureau physique traditionnel peut représenter un lourd investissement. C’est pourquoi ces derniers sont beaucoup à choisir d’exercer chez eux, à domicile, avec les inconvénients que cela comporte (restrictions dans l’exercice, non-séparation de la vie privée, etc.). Face à ce constat, opter pour une société de domiciliation commerciale, qui abrite officiellement l’entreprise, comporte des avantages non-négligeables tels que :

  • La séparation entre vie privée et vie professionnelle,

  • La crédibilité d’une adresse de prestige,

  • La flexibilité de mouvement, puisque l’entrepreneur choisit son point d’ancrage lors des sessions de travail,

  • La limitation des frais de fonctionnement, puisqu’il n’y a aucune des charges imputables à la location d’un bureau traditionnel.

UN BUREAU VIRTUEL : QUELLES SONT LES DÉMARCHES ?

Pour les entrepreneurs intéressés par les services d’un bureau virtuel, il y a deux cas de figure : 

  • Si l’entreprise est en cours de création, l’entrepreneur doit souscrire à l’une des nombreuses offres de domiciliation proposées par les sociétés spécialisées, notamment en regardant du côté de digidom, puis il doit déclarer par la suite, sur ses différentes formalités administratives, l’adresse du bureau virtuel en guise de siège social.

  • Si l’activité est déjà créé et active, mais que l’entrepreneur souhaite modifier l’adresse de son siège en une domiciliation d’entreprise, les choses sont un peu différentes. En effet, il s’agit dès lors de faire un transfert de siège social, en faisant parvenir deux documents au Centre de formalités des entreprises (CFE) : 

    • une attestation de domiciliation,

    • une copie de l’avis de modification de domiciliation publié dans un journal d’annonces légales du département,

    • un exemplaire de l'acte ayant décidé le transfert du siège social pour les sociétés,

    • un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l'original par le représentant légal, toujours pour les sociétés,

    • le formulaire M2 pour une personne morale ou P2 pour une personne physique.

Une fois ceci fait, et après un petit délai de traitement, la modification est rendue effective, et l’entreprise peut utiliser l’adresse du bureau virtuel pour toutes ses correspondances.

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