Comptabilité d'entreprise : le dépôt des comptes en SAS

Les comptes annuels

Les comptes annuels à déposer au greffe comportent le bilan actif et passif de la société, le compte de résultat et toutes les annexes.

Les TPE qui remplissent certaines conditions peuvent bénéficier d’un allègement de ces formalités. Dès lors que ces entreprises ne dépassent pas certains critères de taille, elles ne sont pas obligées de déposer leurs annexes comptables.

Les documents à déposer

Certains documents doivent être fournis lors du dépôt du dossier :

• La proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée générale (AG) ou à l’associé unique
• La résolution d’affectation votée ou la décision d’affectation prise

Le rapport du commissaire aux comptes

S’il existe un commissaire aux comptes (CAC) au sein de la société, l’entreprise doit déposer son rapport sur les comptes annuels faits par le commissaire aux comptes. Ce dépôt ne concerne pas les rapports spéciaux rendus par les CAC sur certaines conventions, mais seulement le rapport général.

L’entreprise doit par la suite compléter ce rapport par les observations des CAC sur les modifications apportées par l’assemblée générale ou l’associé unique aux comptes annuels qui leur ont été soumis.

Le rapport du conseil de surveillance

Les sociétés anonymes à directoire ainsi que les sociétés en commandite par actions sont également tenues de déposer le rapport du conseil de surveillance sur les comptes annuels.

Les comptes consolidés

Si l’entreprise doit établir des comptes consolidés, elle doit produire les documents suivants :

• un exemplaire des comptes consolidés
• une copie des rapports sur la gestion du groupe si toutefois ils ne sont pas déjà inclus dans le rapport général de gestion
• une copie du rapport des CAC sur les comptes annuels et les comptes consolidés

Les délégations données en matière d’augmentation de capital

Dans certaines sociétés, il est également obligatoire de déposer le tableau récapitulatif des délégations en cours de validité par l’assemblée générale des actionnaires ou le conseil d’administration avec pour objet l’augmentation de capital. Le tableau doit mentionner l’utilisation faite de ces délégations au cours de l’exercice.

Le rapport de gestion

Désormais, le rapport de gestion n’est plus obligatoire pour les sociétés commerciales non cotées en bourse. Ce rapport doit seulement être disponible pour consultation par toute personne le demandant.

La sanction en cas de non-dépôt

La société peut être sanctionnée d’une amende de 1500 euros si elle ne dépose pas ses comptes annuels, les rapports consolidés et les rapports présentés aux associés. Cette sanction est applicable dès le jour que cette omission est établie au jour imposé du dépôt. Une prescription est inscrite dans un délai d’un an à partir du même jour de l’amende.

Le délai et la forme du dépôt

Le dépôt du dossier à la publicité des comptes au greffe doit être effectué dans le mois qui suit l’approbation des comptes par l’associé unique, la collectivité ou l’assemblée générale ordinaire. Les documents déposés le sont via un exemplaire certifié conforme par le représentant légal ou par un mandataire habilité par les statuts de la société.

Le dépôt des documents peut également être effectué par voie électronique.

En cas de refus d’approbation des comptes annuels, deux exemplaires de la délibération doivent être déposés en lieu et place des documents prévus. Un extrait du procès-verbal avec mention du refus des comptes annuels suffit.

L’intégration au BODACC

Une fois les documents dûment déposés au greffe du tribunal de commerce, il revient au greffier d’en faire mention au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).