Boîte postale pour entreprise : comment ça marche
Une boîte postale est un service proposé par une agence postale en France ou à l’étranger pour collecter votre courrier professionnel et personnel à une autre adresse que celle de votre domicile ou de votre entreprise. Autrement dit, la boîte postale est une boîte aux lettres externalisée.
De ce fait, l’annotation « BP » présente sur certaines adresses indique « Boîte Postale ». En outre, le sigle « BP » permet de préciser que le courrier doit être conservé au bureau de poste jusqu’à ce que le détenteur de la boîte postale le réclame.
Pour quelles raisons posséder une adresse boite postale ?
Cette pratique est surtout plébiscitée chez les entrepreneurs ne possédant pas de service spécialisé pour la gestion et la réception du courrier. Ce principe permet à une personne, le domicilié, de détenir une adresse postale et une adresse fiscale s’il ne souhaite pas dévoiler l’adresse de son domicile ou s’il ne possède pas de local professionnel en tant qu’entrepreneur.
Quelle procédure pour la création d’une boite postale ou ouvrir un compte pro ?
En général, il existe certaines règles à respecter pour l’ouverture d’un compte pro dans une agence postale à Paris ou partout en France :
- inscription en ligne sur le site internet de l’agence
- envoi d’un courrier à l’agence en transfert ou en direct
- signature d’un contrat de boite postale et envoi du dossier
Pour que le courrier futur arrive en direct dans votre boite postale, il suffit :
- d’avertir les prestataires, les clients et les correspondants pour qu’ils écrivent en direct
- d’utiliser un contrat de réexpédition de courrier de la poste
Il est aussi nécessaire de fournir un mandat de procuration à l’agence qui réceptionnera le courrier de l’entreprise.
Il est également possible de choisir la date de démarrage de la réception de courrier lors de l’inscription. Relativement flexibles, certaines boîtes postales vous permettent de trouver la formule qui correspond le mieux aux moyens et aux besoins de l’entreprise.
Le courrier peut être simplement gardé ou numérisé selon le choix du détenteur. A contrario, le courrier reçu à l’adresse d’une agence de domiciliation peut être traité et posté à toute autre adresse.
Certaines compagnies ne se retrouvent pas enchaînées par des engagements flous. À titre d’exemple, la résiliation peut se faire par mail avant la fin du mois en cours. Lors du paiement, une avance est normalement demandée pour les éventuels frais d’envoi ou services additionnels.
Si cette avance n’est pas utilisée, elle reste sur le compte pro à la disposition de l’utilisateur.
Tout entrepreneur peut ouvrir une boîte postale. Cela peut être un simple casier utilisé pendant la période de vacances ou l’adresse de domiciliation commerciale de l’entreprise. Si l’entrepreneur choisit la domiciliation, certaines règlementations différentes sont à respecter. Lors de la demande, un extrait du Kbis ou le numéro Siret de l’entreprise est à fournir.
Les avantages de la boîte postale à Paris pour votre entreprise
Faire une domiciliation postale à de nombreux avantages, notamment :
- un plus haut niveau de confidentialité et de sécurité du courrier
- une appellation supplémentaire pour permettre à plusieurs membres de recevoir leur courrier dans la même boîte postale
- le choix d’un service de réexpédition temporaire ou définitive via sa boîte postale
- un service idéal pour l’entrepreneur ne possédant pas de local, sujet à la perte du courrier ou changeant souvent d’adresse
- la possibilité de récupérer les plis à tout moment de la journée selon les heures d’ouverture
Les limites de la boîte postale
Même si les services d’une boîte postale sont avantageux et pratiques, elle possède également des limites :
- l’obtention d’une autorisation de posséder une adresse postale d’entreprise ou des services postaux (BP non disponible, La Poste doit proposer un tel service, etc.) est très compliquée
- le fait de posséder une boîte postale peut jouer négativement sur la réputation de l’entreprise
- les services d’une boîte postale ne sont pas proposés dans tous les bureaux de poste
- les services proposés avec cette boîte postale se limitent à la réception du courrier
- l’adresse de la boîte postale ne peut pas être déclarée comme l’adresse de domiciliation de l’entreprise
- la boîte postale doit impérativement se situer dans la ville dans laquelle se situe l’entreprise : une entreprise lyonnaise doit posséder une boîte postale à Lyon.
Les alternatives aux boîtes postales
Si un entrepreneur éprouve des difficultés à ouvrir une boîte postale, il reste une alternative avantageuse : la boîte de domiciliation.
Les sociétés de domiciliation proposent également une adresse postale qui permet de recevoir le courrier et de rester en contact avec les administrations, les membres de leur société, l’expert-comptable de l’entreprise et les proches.
Elle permet ainsi aux utilisateurs de conserver leurs droits et de bénéficier de plusieurs prestations comme l’inscription sur les listes électorales, le logement social et la couverture maladie.
En outre, la domiciliation d’une entreprise représente normalement le siège social de l’entreprise (adresse administrative). Lorsqu’un entrepreneur entreprend les démarches pour ouvrir son entreprise, il lui est impératif d’avoir une adresse de domiciliation ou siège social. On peut donc parler également de domiciliation postale.
Ainsi, les locaux d’une entreprise sont normalement déclarés comme siège social, afin que l’immatriculation de la nouvelle société soit acceptée.
Avec une boîte de domiciliation postale à Paris, un entrepreneur peut faire d’une pierre deux coups en ayant une adresse où récupérer son courrier mais aussi déclarer cette adresse comme domicile de son entreprise. Il est également important de jouir d'une belle image pour son entreprise, il est donc bon de se domicilier dans Paris 8.
