Par Julia le vendredi 7 juin 2019

Boîte postale pour entreprise : comment ça marche

Vous avez certainement été confronté à une adresse comprenant la mention “BP n°…”. Et bien il s’agit justement là d’une Boîte Postale. C’est une solution proposée par La Poste et permettant d’obtenir une adresse différente de son lieu de résidence. Cette boîte aux lettre externalisée permet de collecter son courrier qu’il soit personnel ou professionnel.

Lorsqu’un particulier loue une boîte postale, ses courriers sont stockés au bureau de poste jusqu’à ce qu’il le récupère durant les horaires d’ouverture du service. Mais quels sont les intérêts et les limites de la location d’une boîte aux lettres ? Nous verrons ensuite la différence entre les boîtes postale et la domiciliation postale.

Pour quelles raisons obtenir une boîte postale ?

Cette pratique est surtout plébiscitée par les entrepreneurs ne possédant pas de service spécialisé pour la gestion et la réception du courrier. Ce principe permet à une personne morale ou physique, de détenir une adresse postale différente de son lieu de travail s’il ne souhaite pas dévoiler l’adresse de son domicile ou s’il ne possède pas de local professionnel propre en tant qu’entrepreneur.

boite postale

Quelle procédure pour l’ouverture d’une boîte postale ?

L’ouverture d’une boîte postale est une procédure assez simple. Il suffit de se rendre dans un bureau de poste de sa zone géographique, c’est à dire à proximité de l’adresse de son siège social pour les entreprise et de demander à un agent de La Poste de lui ouvrir un abonnement à une boîte postale. Le futur abonné devra justifier d’un numéro de SIRET prouvant que son siège social se trouve dans la bonne zone. Pour les personnes physique, un justificatif de domicile suffira. 

Seule une boîte postale peut être délivrée par personne morale !

Une fois les pièces justificatives remises, il suffira de choisir une formule d’abonnement comme Flexigo, mensuel ou annuel et de choisir les modalités de paiement (chèque, numéraire, carte bancaire…) puis de signer son contrat pour l’ouverture de sa boîte postale sur lequel se trouve sa nouvelle adresse : BP n°.
Afin d’autoriser d’autres personnes que le dirigeant de l’entreprise à venir récupérer les courriers, il faudra signer des mandats autorisant des personnes tierce à le faire.

Certains offices de La Poste propose également des options aux abonnés de boîtes postales comme par exemple la réexpédition du courrier par des postiers, des alertes mails ou SMS. Il faut évidemment que ces options sont payantes. 

Il reste maintenant à : 

  • Avertir ses partenaires : prestataires, clients…

  • Changer l’adresse sur son site web, ses cartes de visite…

  • Recevoir ses lettres et son courrier

L’adresse prendra cette forme : 

Appellation principale de l’abonné
BP ou Boîte Postale suivi de son numéro
Le code postale et la localité de l’agence postale (suivi parfois d’une mention CEDEX)

Il faudra prendre en compte un préavis d’un mois pour la résiliation de sa boîte postale. Il faudra pour cette démarche envoyer un courrier recommandé avec avis de réception à son agence de souscription. 

Les avantages de la boîte postale pour votre entreprise

Obtenir une boîte postale à de nombreux avantages, notamment :

  • Un plus haut niveau de confidentialité et de sécurité du courrier
  • Une appellation supplémentaire pour permettre à plusieurs membres de recevoir leur courrier dans la même boîte postale
  • Le choix d’un service de réexpédition temporaire ou définitive via sa boîte postale
  • Un service idéal pour l’entrepreneur ne possédant pas de local, sujet à la perte du courrier ou changeant souvent d’adresse
  • La possibilité de récupérer les plis à tout moment de la journée selon les heures d’ouverture

Les limites de la boîte postale

Même si les services d’une boîte postale sont avantageux et pratiques, elle possède également des limites :

  • La mention BP sur une adresse peut jouer négativement sur l’image et la réputation d’une entreprise, cela peut rendre méfiant sur la stabilité d’une entreprise.
  • Toutes les agences de La Poste ne bénéficient pas d’un tel service, notamment en région. Or il faut que le siège social se trouve dans la même zone géographique que l’agence. Cela peut être limitant.
  • les services proposés avec cette boîte postale se limitent à la réception du courrier et parfois à sa réexpédition
  • l’adresse de la boîte postale ne peut pas être déclarée comme l’adresse de siège social de l’entreprise

Les alternatives aux boîtes postales : la domiciliation postale

Effectivement, il ne faut pas confondre boîte postale et boîte de domiciliation !

Si les boîtes postales peuvent parfois s’avérer pratiques dans certains cas, elles présentent néanmoins quelques inconvénients importants pour la viabilité d’une entreprise. L’atout majeur des sociétés de domiciliation d’entreprise contrairement aux boîtes postales est qu’elles permettent d’y définir leur adresse de siège social. Cela permet de garantir une réelle confidentialité de l’adresse d’exercice du gérant. Ces entreprises disposent d’un agrément préfectoral leur octroyant le droit de faire profiter de leur adresse comme siège social à d’autres entreprises. Ainsi vous pouvez avoir une grande liberté dans le choix de votre adresse de domiciliation.

Les “boîtes de domiciliation” n’ont pas la mention BP ce qui induit que les expéditeurs de courriers ne peuvent pas savoir qu’il s’agit d’une boîte aux lettres et non de locaux.

Par ailleurs, les entreprises de domiciliation proposent de réels services d’accompagnements aux entrepreneurs, au delà de la gestion du courrier. Vous aurez par exemple des services de création d’entreprise, de modification des statuts, de location de bureaux et de salles de réunion…

Pour conclure, la solution de boîte postale peut être une alternative intéressante sur du court terme pour du stock de courrier mais peut avoir un effet néfaste sur l’image de l’entreprise à long terme. La domiciliation postale est une solution alternative qui présente de meilleures avantages !

Par Julia le vendredi 7 juin 2019

Découvrez nos solutions pour votre entreprise

Domiciliation, services juridiques et automatisation du courrier et des documents administratifs