Établir le siège social d’une entreprise : une obligation

Quel que soit le statut juridique de votre entreprise, sa domiciliation commerciale est obligatoire. En effet, l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ne sera pas délivrée si l’entreprise n’a pas une adresse de domiciliation précise. Outre cela, chaque société a besoin d’avoir une adresse physique, aussi connue comme le siège social.

Celui-ci doit être déclaré au centre de formalité des entreprises (CFE). Ainsi, la domiciliation attestant de l’adresse juridique et fiscale de l’entreprise est une adresse administrative. Le siège social d’une entreprise ne doit pas être confondu avec le lieu d’exercice de l’entreprise qui peut être à une adresse différente.

La domiciliation : définition

La domiciliation d’une entreprise consiste à lui attribuer une adresse postale autre que celle où elle se situe réellement.

Ce choix est motivé par le but de donner une image à la fois plus professionnelle et plus prestigieuse à l’entreprise. Utile face à des organismes financiers, une telle adresse reflète une meilleure pérennité et une image plus sérieuse.

C’est aussi une opportunité de recevoir les clients dans un lieu plus adapté que les locaux de la société. La domiciliation est régie par le principe légal du décret N°85-1280 du 5 juillet 1985.

Les avantages de la domiciliation

L’offre commerciale des entreprises de domiciliation ne se limite pas à procurer une adresse aux sociétés, puisqu’elle inclut également des services comme la réception du courrier ou la location d’un bureau ou d’une salle de conférence à la journée.

C’est pour cela qu’il est essentiel de prendre en considération tous les services proposés, surtout ceux concernant l’accompagnement des nouvelles sociétés et les labels de qualité dont elle peut se prévaloir.

Pour les jeunes entreprises ou celles à la recherche de flexibilité, la domiciliation permet de limiter les coûts fixes et les transformer en coûts variables.

D’ailleurs, la domiciliation au coeur de Paris permet d’assurer de payer l’impôt CET bien moins cher grâce au changement d’adresse de votre siège social, ce qui est un atout non négligeable quand on est jeune entrepreneur ! 

Où domicilier une entreprise ?

Pour domicilier une entreprise, il existe quatre principales alternatives s’offrant aux entrepreneurs : à leur domicile personnel, dans des locaux professionnels, auprès de sociétés spécialisées ou dans une pépinière d’entreprises.

La domiciliation au domicile de l’entrepreneur

Tout entrepreneur individuel, qu’il soit artisan, commerçant ou auto-entrepreneur, peut domicilier son activité à l’adresse de son habitation personnelle si le règlement ou le bail de copropriété ne s’y oppose pas. Pour une société, la domiciliation ne peut se faire qu’au domicile du dirigeant de la société et non pas au domicile d’un associé.

Pour mener à bien la domiciliation d’une entreprise au domicile propre de l’entrepreneur, certaines règles doivent être respectées :

• l’utilisation du domicile peut être faite à durée indéterminée sauf si certaines dispositions légales ou conventionnelles y sont contraires. Toutefois, ces dispositions ne peuvent excéder 5 années civiles.
• le domicile du représentant légal ne peut être utilisé pour exercer toute activité de la société, c’est-à-dire qu’il ne peut recevoir aucune marchandise ou client liés à la société.
• si le représentant légal est un locataire, le siège social de l’entreprise ne peut être domicilié que si le contrat de bail ou le syndic de copropriété le permet. Il faut aussi en informer le propriétaire ou le syndic et préciser que cette adresse est temporaire lors de l’immatriculation.

Ce mode de domiciliation est facile à mettre en place et ne coûte absolument rien. Toutefois, un tel choix risque de mettre un frein à l’exploitation optimale de l’activité de la société si certains règlements interdisent une telle exploitation dans les lieux de domiciliation.

En effet, le recrutement de salariés est difficile car il n’est pas permis d’entreprendre des activités professionnelles au domicile personnel. Cette solution est donc mieux adaptée pour les entreprises qui n’ont pas de salariés et qui n’offrent pas de prestation de services à domicile.

Il est important de préciser qu’un tel choix risque fortement d’impacter la vie personnelle du dirigeant en s’immisçant dans sa vie privée.

La domiciliation auprès de sociétés de domiciliation ou de centres d’affaires

Les centres d’affaires ou les sociétés de domiciliation sont des sociétés spécialisées dans l’obtention d’une adresse de domiciliation aux sociétés, mais aussi dans les services connexes comme la redirection du courrier, le secrétariat ou la permanence commerciale.

Depuis la loi Dutreil, un tel recours n’est autorisé qu’aux personnes morales. En optant pour cette solution, l’entrepreneur bénéficie de nombreux avantages, à commencer par des locaux équipés et bien situés.

Cette solution est idéale pour les entreprises de petite taille qui ne bénéficient pas des moyens nécessaires pour aménager leurs propres locaux ou qui veulent s’établir dans des zones spécifiques, mais saturées.

Toutefois, cette option n’est pas la mieux adaptée pour les sociétés industrielles ou qui gèrent un stock important. En outre, la domiciliation dans une société de domiciliation est une option coûteuse sur le long terme.

La domiciliation dans une pépinière d’entreprises

Lors de la création de son entreprise, un entrepreneur peut décider de domicilier sa société dans des locaux occupés en commun par plusieurs sociétés pour pouvoir profiter d’équipements et de services mutualisés.

Les pépinières d’entreprises sont des structures d’accompagnement et de soutien aux nouvelles sociétés semblables aux sociétés de domiciliation. Leur avantage réside dans le fait qu’elles proposent des coûts plus abordables et plus accessibles aux entreprises individuelles.

De plus, c’est un endroit qui abrite d’autres jeunes entreprises avec lesquelles il est possible de partager le savoir-faire et les expériences. C’est une solution idéale pour les jeunes sociétés n’ayant pas les moyens de s’orienter vers les sociétés de prestation de services uniquement.

La domiciliation dans des locaux professionnels

Un entrepreneur peut également domicilier son siège social dans des locaux propres. Ce mode de domiciliation consiste à acheter ou louer un local indépendant afin d’y installer l’adresse légale de son entreprise. Cette option présente des avantages comme des inconvénients selon les cas.

D’une manière générale, ce genre de domiciliation ne supporte pas la contrainte de non-exercice de l’activité professionnelle au domicile légal. Dans l’éventualité d’une location de locaux, l’entrepreneur est protégé par la législation en cas de bail commercial et en cas d’acquisition des locaux.

L’inconvénient majeur est que cette solution est très onéreuse. Elle est généralement envisagée lorsque l’entreprise est plus solide et dans une gestion efficace de son patrimoine.

Choisir la bonne domiciliation pour une entreprise

Le lieu du siège social d’une entreprise est stratégique, car il s’agit de l’adresse de référence de tous vos contacts et clients éventuels. Cette adresse peut impacter l’image et la crédibilité de la société.

Il existe des aides géographiques par l’état et des collectivités afin de mieux répartir les entreprises sur le territoire. Toutefois, les aides financières ne doivent pas à elles seules déterminer la localisation d’une société. Le meilleur choix reste dans le respect des besoins de l’entreprise.

À titre d’exemple, il n’est pas nécessaire d’avoir un siège social sur les Champs-Élysées si l’entreprise est une petite société débutante, mais cela devient quasi primordial si c’est une structure importante qui traite avec le marché du luxe. Finalement, il est bon de considérer chaque choix, car la domiciliation influence l’image et le prestige d’une entreprise.

Si vous cherchez une adresse pour domicilier votre entreprise, l’emplacement le plus judicieux est bel et bien dans le 8eme arrondissement de Paris.