Conserver ses documents d’entreprise

Pourquoi conserver les documents d'entreprise ?

La conservation des documents d'entreprises répond aux obligations légales. L'archivage papier laissant place à l'archivage électronique, les règles restent les mêmes, que les documents papier soient stockés en piles ou en classeurs ou qu'ils soient au format de fichiers, stockés dans des répertoires, des dossiers et des sous-dossiers d'un support informatique dédié. 

Pour le stockage des papiers de l'entreprise au format électronique, deux cas se présentent :

Documents originaux au format papier : ils sont numérisés en respectant certaines règles. Afin que l'entrepreneur soit assuré de ne pas être dans l'illégalité, le document scanné doit être strictement identique à l'original papier ; mêmes les codes couleurs révélant la nature des justificatifs comptables doivent être reproduits à l'identique.

Documents originaux au format électronique : ils sont archivés directement.

Le premier effet positif du stockage électronique des documents est donc le gain de place. Viennent ensuite les gains de temps d'accès et de consultation de ces mêmes documents.

Les documents archivés au format électronique doivent respecter les mêmes délais de conservation que les documents papier. Certains papiers peuvent être stockés en même temps au format électronique et au format papier, l'original étant soigneusement stocké dans un endroit sécurisé.

Quel est le délai de conservation des documents d'entreprise ?

Administration fiscale : 6 ans (Livre des Procédures fiscales, article L102 B)

Ces documents comprennent : avis d'imposition, dossier de TVA, etc.

Attention, ce délai peut être porté à 10 ans en cas de preuve "d'activités occultes" : fraude fiscale, travail dissimulé, fausses pièces justificatives, etc.

Pièces comptables : 10 ans (Code du Commerce, article L123-22)

Ces documents comprennent : ensemble des livres comptables, factures, devis, justificatifs des frais professionnels, etc.

Documents bancaires : 5 ans (Code de Commerce, article L110-4)

Ces documents comprennent : talons de chèque, relevés bancaires, etc.

Gestion du personnel : 5 ans (Code du Travail)

Ces documents comprennent : bulletins de paie, pièces comptables relatives aux taxes et charges sociales, etc.

Document social : les statuts de l'entreprise doivent être conservés 5 ans après la radiation du RCS ou la perte de la personnalité morale (Code Civil, article 2224).

Contrat d'assurance : 2 ans après la date de résiliation du contrat (Code des Assurances, Article L114-1).

Le délai de conservation des documents démarre à compter de:

la date de la dernière opération reportée sur les livres et registres de comptabilité (facture, devis, etc.),

date d'émission desdits documents et pièces justificatives (si non inscrits sur registre),

de la résiliation des contrats d'assurance (lieu d'activité, véhicules d'entreprise, etc.),

de la fin de leur utilisation (registre des PV d'assemblées générales).

Attention, si certains des documents archivés ont reçus ou ont été l'objet d'un paiement, la date de ce paiement n'entre pas en ligne de compte dans leur délai de conservation.

Les documents d'entreprise peuvent avoir une valeur patrimoniale, insistant un peu plus sur l'importance de l'archivage ou du stockage et ce, sur toute la durée de vie de l'entreprise.

L'entrepreneur peut prendre ce modèle de stockage pour les papiers de sa famille. La conservation des documents revêt la même importance mais les délais de conservation diffèrent de ceux des entreprises. Par exemple : 3 ans pour la déclaration des revenus et l'avis d'imposition, à partir de l'année qui suit l'année d'imposition et 2 ans pour les justificatifs de remboursements santé.