Par Julia le jeudi 12 décembre 2019

Comment gérer son secrétariat administratif ?

Toute entreprise dont l'activité est florissante doit s'occuper de la mise en place d'un service consacré aux tâches administratives. Un secrétaire seul ou un assistant de gestion ne suffit pas à supporter la charge de travail attendue. Mais comment manager ce secrétariat administratif de façon efficace ?

L'organisation des tâches générales

Une partie de l'activité du secrétariat administratif doit être dévolue aux tâches générales, quotidiennes, qui nécessitent l'emploi de personnel qualifié et encadré par une bonne direction. Il s'agit de la réception de la gestion du courrier, ainsi que des tâches de rédaction, de classement de documents et de dossiers, ainsi que de la tenue de l'agenda et de l'emploi du temps.

Le travail doit se faire en collaboration étroite avec le management de l'entreprise, et le personnel de ce service doit comprendre l'ensemble des métiers de la société, et comprendre qui est le client pour entretenir une bonne communication avec lui le cas échéant.

Les services attendus du secrétariat administratif peuvent se révéler très variés, il faut des compétences d'adaptation et de réactivité pour traiter tous les dossiers au plus vite. L'association de plusieurs compétences est une bonne organisation à envisager.

La comptabilité et la gestion des factures

Le secrétariat administratif, dans une entreprise de taille importante, s'occupera d'une partie des tâches relevant de la comptabilité, pour faciliter le travail en aval du service comptable et de l'expert comptables.

Le traitement et la saisie des factures des clients et des fournisseurs, la gestion de leurs règlements peuvent ainsi être effectués par le secrétariat administratif, ainsi que le suivi de la trésorerie et une veille sur l'utilisation des moyens de paiement (chéquiers et cartes de paiement).

De bonnes connaissances dans le domaine commercial sont préférables pour faire ce travail.

Comment recruter le personnel ?

Chaque secrétaire, chaque assistante ou assistant qui occupe un poste au sein du secrétariat administratif doit être en mesure d'accomplir ses missions. Il faut donc recruter le personnel en fonction de ses compétences et notamment de la formation suivie, qui lui a apporté les outils nécessaires à l'exercice de son métier.

Un BTS d'Assistant de Gestion est accessible aux titulaires du Bac : ce cursus dispense une formation de niveau Bac +2 qui permet au titulaire du diplôme de travailler sans peine aux tâches administratives. Un BTS ou une formation générale de comptabilité est souhaitable pour le personnel qui est amené à travailler sur la gestion des factures de l'entreprise. Une formation commerciale peut être intéressante, mais mènera généralement vers d'autres métiers, comme celui évidemment de commercial.

Les offres publiées pour le recrutement d'un secrétaire ou une assistante doivent comporter une fiche de poste détaillée, et préciser la formation attendue. Les compétences en dehors de la formation peuvent inclure un bon sens de l'organisation, une expérience dans plusieurs entreprises ou encore un niveau d'anglais correct.

L'administration de l'équipe ne doit pas être confiée à un secrétaire débutant, mais à quelqu'un qui a de l'expérience, ou une bonne connaissance du métier de manager ou de chef de projet.

Par Julia le jeudi 12 décembre 2019

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