Par Julia le vendredi 28 juin 2019

Gestion des rendez-vous : merci le secrétariat

Pour un entrepreneur, la tenue de l’agenda peut se révéler un véritable casse-tête. Garder trace de toutes les tâches à accomplir, toutes les échéances à respecter, et surtout tous les rendez-vous à honorer, constitue une somme de travail considérable. Cette mission peut être accomplie par un assistant, mais la gestion des rendez-vous peut aussi être simplement déléguée à un secrétariat dédié.

Dans une grande entreprise, le secrétariat fait partie de l’organisation interne car le budget le permet, mais une startup ou une PME a la possibilité de passer par un service de télésecrétariat, souvent proposé par les sociétés de domiciliation en complément de leurs prestations de base.

gestion des rendez-vous

Les avantages du secrétariat à distance

« RDV 16 h avec le client », « réunion 14 h avec l’entreprise Martin » : recevoir des messages par mail ou par SMS sur son smartphone pour tous les rendez-vous auxquels on doit se rendre, en temps réel, est idéal pour le cadre ou l’entrepreneur débordé.

Pour que cette mission soit accomplie efficacement, il faut déléguer à la société de télésecrétariat les tâches de téléphonie, et partager avec elle les informations nécessaires à la tenue de l’agenda et à la prise des rendez-vous. Par exemple, le Google Agenda de l’entrepreneur peut être partagé avec la société de télésecrétariat.

Un planning strict est alors établi par les secrétaires en charge de la mission, en fonction des demandes de réunion, des appels téléphoniques, des mails envoyés par les clients et de la place disponible dans l’emploi du temps.

Les services de secrétariat sont particulièrement prisés du monde médical : un cabinet médical a besoin que la prise de rendez-vous soit faite avec rigueur, tout au long de la journée. On attend d’un. e. Secrétaire qu’il.elle soit patient, c’est une qualité essentielle à la gestion du planning et à la satisfaction du client.

L’assurance de bénéficier d’une permanence téléphonique, d’une prise de rendez-vous sérieuse et régulière, et d’une actualisation du planning et des horaires, offre une sécurité et une sérénité d’esprit très appréciable. Le secrétariat externalisé est une solution qui ne laisse pas de place à l’imprécision ou au doute, et répond aussi bien aux exigences de travail des clients qu’aux exigences de l’entreprise.

 

Les alternatives au secrétariat

En cas de budget extrêmement restreint, il peut être tentant de se passer complètement de secrétaire, et même de télésecrétariat. Le web est une alternative très prisée : dans certains cas, il est possible de mettre en ligne un site internet sur lequel les rendez-vous seront pris. Dans le domaine médical, il existe des outils, des plateformes internet telles que doctolib qui automatisent la prise de rdv par les patients. On peut choisir de s’appuyer sur une application, un logiciel ou une des autres solutions qu’offre le web.

Les entrepreneurs parfaitement rodés à la maîtrise de leur organisation peuvent aussi tenter de tenir à jour eux-mêmes leur agenda. Mais généralement, le recours à un secrétariat spécialisé évite les erreurs, les pertes de temps et les oublis.

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