Préparer le déménagement de son entreprise

Préparer le déménagement de son entreprise

Grosse étape de la vie d’une entreprise que le déménagement : Il peut survenir pour diverses raisons stratégiques ou financières, mais il doit toujours être bien organisé. Pensez bien à préparer votre déménagement à l’avance afin de gérer chaque étape sereinement.

Déménager son entreprise en toute tranquillité

Si vous êtes locataire de votre local avec un bail commercial de 9 ans, par exemple, il y a un préavis de 6 mois à respecter. La toute première étape est donc de bien se renseigner sur le délai de préavis afin de choisir une date de déménagement cohérente.

Plusieurs mois avant le déménagement, vous pouvez déjà contacter des sociétés de déménagement pour établir des devis. Déménager son entreprise a un coût, il faut donc être prévoyant. Vous pouvez aussi commencer à communiquer en interne et en externe. Il faudra aussi prévoir de possibles de travaux dans les nouveaux et les anciens locaux.

Un mois avant le déménagement, vous pouvez commencer à faire le tri. Un déménagement est l’occasion faire le point sur vos besoins et les choses qui ne vous servent pas. Vous commencerez à empaqueter vos affaires. Pensez à bien étiqueter les cartons et les affaires de vos salariés. Il faut que ça soit clair pour que rien ne soit perdu.

Pour faciliter le travail et le changement de locaux, vous devrez installer la nouvelle ligne téléphonique rapidement et procéder aux changements d’adresse auprès des différents organismes (URSAFF, sécurité sociale, caisse retraite et préfecture).

Quelques jours avant le jour J, faites un inventaire du parc informatique par un prestataire pour identifier chaque poste à son utilisateur. Il effectuera aussi une sauvegarde des serveurs et connectera les ordinateurs aux réseaux le jour du déménagement.

Enfin, après le déménagement, nous vous conseillons de faire appel à une entreprise de nettoyage pour avoir un local propre avant l’arrivée de vos salariés. Accompagnez ces derniers dans le transfert permettra de les rassurer et de résoudre les éventuels problèmes.

Les démarches à effectuer lors du déménagement de son entreprise

Avant de vous lancer dans ces démarches, n’oubliez pas vous occuper des démarches concernant le nouveau choix de domiciliation de votre siège social afin de ne pas vous laisser surprendre par une désorganisation de votre société durant un entre-deux trop long.

Lorsque vous déménagez votre entreprise, vous devez effectuer les changements d’adresse aux différents organismes. Si le déménagement est un transfert de siège social vous devrez faire une modification des statuts de l’entreprise pour indiquer la nouvelle domiciliation sociale.

Toute modification dans les statuts doit être décidée lors d’une assemblée générale et notifiée par procès-verbal. A compter du procès-verbal, vous avez un mois pour effectuer le transfert du siège social de l’entreprise. D’autre part, lors d’une modification des statuts, vous devez rédiger un avis de modification à faire paraître dans un journal d’annonces légales.

Puis, vous déposez un dossier de modification du siège social au Centre de Formalités des Entreprises avec les pièces justificatives :

Le CFE vous fera parvenir par la suite un nouvel extrait K-bis avec la nouvelle adresse de votre siège social. Vous êtes paré pour procéder au déménagement de votre entreprise en toute sérénité.