Bien gérer les frais dans sa comptabilité

La comptabilité est une partie très importante dans la vie d’une société. Avec rigueur et minutie, il est primordial de la tenir à jour. Et de bien notifier toutes vos notes de frais en tant que gérant.  

Qu’est-ce que les notes de frais. 

La note de frais est un document permettant de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société.

 Ces frais doivent être : 

1. engagés dans l’intérêt de la société,
2. justifiés à l’aide de preuves (factures…)

Qu’est-ce qui rentre dans les frais 

1. Les frais de création d’entreprises : La création d’entreprise entraine de nombreuses dépenses comme les frais d’annonces, l’immatriculation, locale, et des fournitures …. Ces dépenses peuvent être remboursées une fois la société créée. 

2. Les frais de déplacement :

• Si vous faites des déplacements pour le cadre de votre travail, alors les frais occasionnés peuvent être déductibles. 

• comme l’aller-retour quotidien. Quelle que soit la distance parcourue, il faut être en mesure de justifier du moyen de transport utilisé.

• En cas d’utilisation de la voiture personnelle, il faut utiliser le barème kilométrique des frais de voiture publié chaque année par l'administration fiscale pour calculer le montant de la déduction. 

• En cas d’utilisation du véhicule personnel pour des déplacements professionnels en plus des allers retour entre votre domicile et son lieu de travail (rendez-vous clients, prospects …)  il est alors également possible de déduire les frais occasionnés (frais d'usage, de réparation, d'entretien, de carburant …). Utilisez alors le barème kilométrique des frais de véhicule pour calculer le montant estimé des frais.

• Si des déplacements en train ou en avion sont effectués dans le cadre de son travail, sachez que les frais peuvent aussi être déduits.  

Il est possible de suivre une formation et de le faire passer en frais, à une seule condition, que cette formation soit bénéfique pour l’entreprise et dispensée par un organisme.

3. Les frais de repas 

Le remboursement des frais de repas différent. En effet, s’il s’agit d’un repas d’affaires où vous invitez un client,  les frais engagés seront remboursés au gérant et déductible du résultat s’ils ont bien été engagés dans l’intérêt de la société et qu’ils sont justifiés par une facture. En revanche s’il s’agit d’un où vous déjeunez seul ou avec des collaborateurs/collègues alors les charges seront déductibles sous certaines conditions. 

Les frais du loyer pour votre bureau 

Si vous travaillez de votre domicile, dans une pièce adéquate alors il est possible de faire prendre en charge une partie du loyer par votre société, ainsi que les charges comme l’électricité, l’eau, le téléphone, Internet…). À condition de prouver que c’est bien pour l’usage de votre activité professionnelle. 

Les frais de matériel informatique

À condition de justifier que le matériel dont ils ont fait personnellement l'acquisition est effectivement utilisé dans le cadre et pour les besoins de votre activité professionnelle. 

En conclusion, pour bien gérer vos notes de frais, il faut garder toutes les notes de frais, et avoir une connaissance sur tout ce qui peut être déductible ou non.  Pensez aussi au remboursement de la TVA. Afin de vous aider, et de ne commettre aucune erreur qui pourrait vous amener à un contrôle fiscal, nous vous conseillons de vous rapprocher d’un expert-comptable qui pourra vous aiguiller et vous aider.