Comment gérer les frais d'entreprise ?

Frais d’entreprise, comment ça marche ?

Que ce soit dés la création d’entreprise, où dès que vous travaillez pour votre activité, l’entreprise génère des frais. Alors comment ça fonctionne, et comment vous faire rembourser, en partie ou intégralité, les frais d’entreprises.

Qu’est-ce que les frais d’entreprise ?

Un salarié, ou un entrepreneur, peut-être à amener à faire des dépenses. L’entreprise doit alors pouvoir rembourser ces dépenses, ou mettre à disposition des biens ou services, mais il ne s’agit en aucun cas de rémunération, ou d'un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels.

Cependant, ces frais doivent remplir 3 critères :

• Le caractère exceptionnel ;
• L’intérêt de l’entreprise ;
• Les frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Pour constituer des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :

• l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
• la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
• le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Quelles sont les dépenses considérées comme des frais professionnels ?

• pour les frais d’achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme frais d’entreprise. Les factures constituent la justification des dépenses ;
• pour les frais de repas d’affaires, l’employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d’affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense ;
• pour les frais de déplacement et de séjour liés à la participation à des actions de formation professionnelle, l’employeur doit produire le plan de formation ou les documents attestant de ce que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle ;
• pour les vêtements de travail, l’employeur doit produire la disposition attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port

Attention, à ne pas confondre les frais professionnels et frais d’entreprises. Comme indiqué au-dessus, les frais d’entreprises permettent de rembourser les dépenses qu’il engage pour les besoins de son activité professionnelle.  Alors, que les frais professionnels permettent de cas permet de rembourser au salarié la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l’exécution normale de son contrat de travail.

En conclusion, pour vous aider à différencier frais professionnels et frais d’entreprise, il est important de vous rapprocher de votre expert-comptable, afin de vous aider dans les démarches lors des obligations comptables.