Comment bien organiser sa comptabilité d’entreprise

Les livres comptables sont des outils d'informations financières qui illustrent la situation économique de la société. La comptabilité est un outil de gestion lorsqu'elle permet d'agir pour assurer l'avenir de l'entreprise et c'est également un mode de communication auprès des tiers : clients, fournisseurs, établissements bancaires, administration fiscale, greffe du Tribunal de Commerce, etc. La communication des résultats (bénéfices, déficits) de l'entreprise donne un aspect de la pérennité de son activité.

Pour bien organiser sa comptabilité d'entreprise, il faut :

• Opter pour le bon format : comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie, dépendant du statut juridique de l'entreprise,

• confier ses chiffres à un comptable compétent,

• opter pour un logiciel adapté.

Comptabilité d'engagement vs comptabilité de trésorerie

L'entrepreneur ou dirigeant de société peut avoir le choix entre tenir une comptabilité d’engagement ou une comptabilité de trésorerie, mais il peut aussi dépendre des obligations légales de l'administration fiscale et choisir l'une ou l'autre, en fonction de son régime d'imposition.

• La comptabilité d'engagement est une méthode comptable d'enregistrement des créances et des dépenses qui sont dites "acquises" (recettes) ou "engagées" (dettes) à la date des factures. L'enregistrement des règlements de ces mêmes factures aura lieu lorsqu'elles seront dénouées sur le plan financier, soit à la date du règlement. C'est un système contraignant, obligatoire pour les personnes physiques ou morales imposées dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), les sociétés imposées au régime de l'Impôt sur les Sociétés (IS) et pour les entrepreneurs soumis au Régime Réel Simplifié (artisans et commerçants).

S'ils optent pour une comptabilité de trésorerie en cours d'exercice, ces professionnels devront faire état de leurs dettes et de leurs créances à la fin de ce même exercice.

• La comptabilité de trésorerie permet uniquement d'enregistrer les recettes encaissées (factures réglées) et les débits payés. C'est un système simple et rapide d'exécution mais qui ne comptabilise pas les engagements et qui peut, en cas d'impositions aux Bénéfices Non Commerciaux (BNC), fausser le résultat de l'exercice de l'année. La comptabilité de trésorerie ne permet pas de suivre les comptes des tiers alors que c'est possible dans la comptabilité d'engagement. Cette comptabilité est une obligation pour les professionnels au régime fiscal BNC (Bénéfices Non Commerciaux) même s'ils ont l'opportunité d'opter pour une comptabilité d'engagement en cours d'exercice.

Important : Le professionnel, entrepreneur ou dirigeant, soumis au régime BIC, à l'IS ou au régime Réel Normal d'Imposition a l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement sans autre option possible en cours d'exercice.

Bien organiser sa comptabilité d’entreprise = choisir le logiciel comptable adapté à ses obligations

Le livre comptable (journal) a bien évolué car il est maintenant issu de la compilation des données de comptabilité gérées par un logiciel et imprimé sur des feuillets séparés.

Ces logiciels vont guider le professionnel vers une organisation sans faille de sa comptabilité d'entreprise. Très nombreux sur le marché, ils doivent s'adapter aux obligations et besoins réels de l'entreprise et en adopter le langage.

Ces logiciels ont diverses fonctions et plusieurs d'entre eux peuvent être nécessaires pour assurer les besoins d'une société.

• Le logiciel de facturation dédié aux micro-entreprises/TPE de moins de 20 salariés : gestion des factures émises et des factures réglées.

• Le logiciel de gestion commerciale : adapté pour les PME.

• Le logiciel de caisse : utilisé dans les commerces de détails.

• Le logiciel de tenue de la comptabilité : saisie rapide de la majeure partie des opérations comptables.

• Le logiciel de gestion des immobilisations : complément d'un logiciel plus complet qui gère les entrées et sorties d'immobilisations et calcule les plus ou moins-values ainsi que les amortissements.

• Le logiciel de paie : complément des autres logiciels, efficace pour une entreprise qui émet ses propres feuilles de paie.

Les avantages dont il faut tenir compte dans sa sélection de logiciels sont : la flexibilité (possibilité de personnaliser le logiciel), la simplicité d'utilisation (saisir les opérations comptables sans perdre de temps) et le "dépouillement" ergonomique. La société devra installer le logiciel choisi sur un micro-ordinateur en local ou en réseau s'il est utilisé et consulté par différentes personnes.

L'entreprise doit-elle faire appel à un expert-comptable ?

Il est évident que l'intervention d'un expert-comptable a un coût financier non négligeable, surtout pour une TPE ou une PME. L'aide, au moins ponctuelle, d'un expert-comptable n'est toutefois pas à exclure car le contrôle qu'il effectue ligne après ligne sur le livre de comptes est rassurant.

Les sociétés de plus grande importance, et en particulier celles qui sont tenues de publier leur bilan comptable, peuvent saisir les opérations comptables dans le logiciel et faire intervenir l'expert-comptable afin qu'il finalise les documents comptables. Dans ce cas, l'expert-comptable clôture l'exercice en cours et édite les états comptables annuels considérés comme des documents officiels auprès du greffe du Tribunal de Commerce.