Comment gérer ses factures ?

Toute entreprise qui se respecte se doit d’avoir une bonne organisation, sous peine de vite se retrouver sous une montagne de problèmes en cas de besoin rapide. Peu importe qu’elle ait son propre service comptabilité ou qu’elle fasse appel à un prestataire extérieur, il est toujours indispensable de classer correctement ses factures, qu’elles soient sous format papier ou numérique. Faisons un point rapide sur la question.

SOYEZ MÉTHODIQUE

Ce conseil s’adresse plus aux entrepreneurs individuels qu’aux grosses sociétés, mais pour avoir déjà perdu l’intégralité d’une année de factures, que j’avais pourtant stockée dans mon bureau, je peux vous certifier qu’il est primordial d’avoir une bonne méthode dès le départ, et d’être régulier dans son suivi. Vous éviterez ainsi ce genre de déconvenues de dernière minute, qui arrive souvent au moment même où vous en avez le plus besoin (pour une déclaration par exemple).

FAITES UN PRÉ-CLASSEMENT

En lien direct avec le premier point, il est souvent tentant de poser quelque part ses factures de vente ou d’achat (et même de les laisser sur son bureau virtuel si l’on est plus adepte du tout informatisé), après les avoir édité ou reçu et y avoir jeté un œil. On se dit en effet que l’on y reviendra plus tard, et puis on finit par les oublier, ou pire, par les jeter sans le vouloir. Si vous souhaitez éviter cela, et en attendant un traitement plus approfondi, faites un pré-classement par ordre d’importance et de priorité d’action. Dans un tiroir attitré (ou un dossier), mettez les factures à traiter d’urgence, et dans un autre, celles qui peuvent attendre un classement.

CLASSEZ PAR DISTINCTION

Pour une activité, il existe deux types de factures : les factures de vente, et les factures d’achat. Avant toute chose, il est donc essentiel de ne pas classer ces deux types de documents au même endroit, puisqu’ils n’ont rien à voir ensemble. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, cette distinction sera opérée automatiquement, mais si vous souhaitez en garder une trace sur papier, il va falloir être plus ordonné.

Pour les factures de vente, vous pouvez décider d’organiser le tout grâce à différents critères :

• En fonction du numéro de facture, croissant ou décroissant.
• En fonction du client (et s’il s’agit d’un partenaire régulier, en fonction de la date).
• En fonction de la date d’émission ou d’échéance.

En ce qui concerne les factures d’achat, là aussi, plusieurs méthodes sont possibles :

• Par ordre chronologique de date d’émission ou de paiement.
• Par numéro de facture.
• Par fournisseur et date.

OPTEZ POUR L’INFORMATIQUE

Parce que les murs d’un local ne sont pas extensibles à l’infini, il peut être intéressant de ne pas se retrouver à crouler sous les factures et autres placards dédiés. Pourtant, si vous n’y prenez pas garde, ces petites choses peuvent vite s’accumuler. Pour y remédier, tournez-vous vers le tout informatique. Même si cela peut faire peur au premier abord, c’est une solution d’une grande fiabilité. De nombreuses sociétés proposent ce service confidentiel, accessible à tout moment et avec une sauvegarde garantie. Par souci de double sécurité, vous pouvez aussi conserver les copies avec vous, sur ordinateur ou disque-dur.

ARCHIVEZ RÉGULIÈREMENT

Pensez à archiver vos factures lorsque vous avez fini de boucler vos exercices ou vos années. En effet, cela fait aussi partie de la méthodologie de classement, et un tel système vous permet de ne pas mélanger ce qui est en cours de ce qui ne l’est plus. L’archivage représente un gain de temps considérable trop souvent sous-estimé.