Par Julia le mercredi 7 août 2019

Convocation à une assemblée générale : tuto 

Une assemblée générale peut être ordinaire ou extraordinaire. Mais quel que soit le type d’Assemblée Générale, la convocation à des modalités bien précises et strictes. Si ce n’est pas suivi, les décisions prises lors de ces AG peuvent être annulées par décision de justice. 

La différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?

  1. L’assemblée générale ordinaire est une réunion de tous les actionnaires de la société et des commissaires aux comptes. Elle a lieu une fois par an pour débattre des affaires courantes de la société et des décisions qui ne modifient pas les statuts comme l’approbation des comptes annuels, la lecture du rapport de gestion, la nomination du dirigeant ou des commissaires aux comptes, ou encore l’agrément des cessions d’actions ou de parts… 
  2. L’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment et est compétente pour toutes les décisions qui entraînent une modification des statuts. Par exemple le changement de forme juridique, ou d’objet social. La modification du capital social ou encore la dissolution de la société…

La convocation à une assemblée générale ordinaire : 

Les statuts d’une entreprise peuvent mentionner comment et qui peut convoquer une assemblée générale. Si c’est un gérant, ou si cela doit être d’une décision commune, etc. 

Quoi qu’il en soit, l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu au moins 6 mois après la clôture de l’exercice écoulé. Sinon, les actionnaires ou les associés peuvent mettre en demeure le gérant de la convoquer. 

La convocation pour une Assemblée générale extraordinaire : 

Cette convocation peut être demandée à tous moments par le gérant/président. Mais il doit en informer ses associés/actionnaire au moins 21 jours avant la date de la réunion. Il est possible de traiter plus rapidement une AG mais il faut que cette convocation soit urgente. 

La convocation doit être remise aux associés ou aux actionnaires soit :

  • Par lettre recommandée avec avis de réception (option obligatoire pour les SARL et SCI)
  • Par lettre simple 
  • Par voie électronique 
  • Ou en main propre contre signature.

Le contenu de la convocation

La convocation à l’assemblée générale doit contenir toutes les informations importantes soit : 

  1. Le type de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire). 
  2. La date, l’heure et le lieu ;
  3. L’ordre du jour ;
  4. Les modalités de vote.

Puis notifier les documents nécessaires dont les actionnaires/associés auront besoin :

  1. Le rapport de gestion 
  2. Les comptes annuels …

Pour une AGE : 

La convocation doit être accompagnée des documents suivants :

  1. Le texte des résolutions proposées ;
  2. Le rapport du commissaire aux comptes ;
  3. Un pouvoir de représentation à l’AGE.

Voici nos astuces pour réaliser une convocation avec tous les éléments nécessaires. Ce qu’il faut retenir c’est qu’une assemblée générale ordinaire se tient une fois par mois. En revanche, une assemblée générale extraordinaire peut avoir lieu à tout moment dans la vie de votre entreprise/société. N’hésitez pas à faire appel à une aide externe, spécialisé dans le droit des sociétés pour vous aider à rédiger votre convocation d’assemblée générale, et compte rendu de réunion.

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