Tuto : Embaucher son premier salarié : règles administratives

Embaucher son premier salarié : règles administratives 

Embaucher son premier salarié implique de satisfaire à plusieurs règles obligatoires : 

Etape 1 : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Cette déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est à effectuer auprès des structures qui assurent la protection sociale, au plus tôt huit jours avant l’embauche. Suite à cette déclaration, l’Ursaff ou la Mutualité Sociale Agricole (MSA) le cas échéant adresse à l’entreprise un récépissé faisant office d’accusé de réception détaillant toutes les informations concernant le salarié. Ce dernier doit également recevoir une copie de cette DPAE ou - du moins - son accusé de réception. S’il a reçu un contrat de travail écrit, la mention de l’organisme destinataire de la DPAE suffit. 

Etape 2 : l’affiliation à une caisse de retraite complémentaire

Logiquement cette étape a déjà été satisfaite dans les trois mois suivant la création de l’entreprise ou plus exactement de sa date d’inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Mais si la structure est plus jeune elle doit obligatoirement adhérer aux deux organismes de protection sociale que sont l’AGIRC - pour les cadres - et l’ARRCO qui concerne les salariés non cadres. 

Etape 3 : l’inscription du salarié sur le registre unique du personnel

A l’occasion de l’embauche, les informations du salarié recruté doivent figurer sur ce que l’on appelle le registre unique du personnel. Ce document fait partie des registres obligatoires du personnel et doit comporter : 

Les nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d’entrée et de sortie pour chaque salarié par ordre d’embauche. 

Pour les embauches en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ainsi que pour les CDD, contrats à temps partiel ou travail temporaire, la nature du contrat doit être mentionnée. 

Les informations doivent être inscrites de manière durable, soit sous forme papier soit sous format électronique, soit les deux. 

Etape 4 : la visite d’information et de prévention

Cette visite appelée VIP tient désormais lieu et place de visite médicale d’embauche. Elle doit survenir dans les trois mois suivant l’embauche et dans les deux mois pour un apprenti. Pour certains postes, cette visite d’information et de prévention doit avoir lieu avant la prise de poste : salariés travaillant de nuit, moins de 18 ans et les employés qui seront confrontés à des risques dans l’exercice de leurs fonctions. Ce type de visite est renouvelable tous les cinq ans. 

Etape 5 : la remise de documents légaux au nouvel entrant

Plusieurs documents légaux doivent être remis au nouvel employé : 

La copie de la déclaration préalable d’embauche. 

Le contrat de travail écrit. Pour un CDI, ce document n’est pas obligatoire mais il est fortement conseillé d’en produire un, notamment pour des raisons légales. 

Une notice d’informations sur les conventions et accords collectifs en vigueur dans l’entreprise. 

Une notice d’informations sur la protection sociale complémentaire (mutuelle), mentionnant les garanties qui s’appliquent et leur niveau de couverture.