Par Julia le mercredi 23 octobre 2019

Comment gérer ses notes de frais ? 

Dans une majorité d’entreprises, la note de frais est un incontournable dans la comptabilité d’une entreprise. 


Qu’est-ce que les notes de frais ?

La note de frais est un document permettant de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société.
 Ces frais doivent être : 

  1. engagés dans l’intérêt de la société,
  2. justifiés à l’aide de preuves (factures et autres preuves d’achats…)

Comment traiter les notes de frais ?

Il n’ y a pas qu’une seule manière de créer parfaitement ses notes de frais. En effet, cela peut être différent en fonction des entreprises. Certaines préféreront les traiter numériquement, d’autres non. Avec un comptable, ou un logiciel comptable. Tout dépend les préférences de chacun. 
En revanche, elles doivent toutes mentionner plusieurs points : 

  1. La date 
  2. Le type de dépense.
  3. Le nomdu prestataire ou du fournisseur.
  4. Les montants en hors taxe, et TTC, ainsi que la TVA.
  5. Le mode de paiement.

Une Invitation au restaurant ? Notifiez toutes les personnes qui étaient présentes autour de la table, même externe à l’entreprise.  

Et pour la TVA ?

 La TVA récupérable est possible pour tout achat, et une note de frais est aussi considérée comme un achat. Cependant, pour qu’elle soit récupérable, la TVA doit être indiquée sur la facture ou le reçu. N’oubliez pas que le justificatif doit être au nom de l'entreprise. Elle ne sera pas récupérable si elle est au nom de la personne qui a fait l’achat.  Enfin, toutes les notes de frais ne permettent pas la récupération de la TVA. 
Qu’est-ce qui rentre en compte dans les notes de frais ?
De nombreuses catégories rentrent dans les notes de frais comme :

  1. Les frais de création d’entreprises : La création d’entreprise entraine de nombreuses dépenses comme les frais d’annonces, l’immatriculation, locale, et des fournitures. 
  2. Les frais de déplacement : Si vous faites des déplacements pour le cadre de votre travail, alors les frais occasionnés peuvent être déductibles. 
  3. Les frais de formation : Il est possible de suivre une formation et de le faire passer en frais à partir du moment où c’est bénéfique pour l’entreprise. 
  4. Les frais de repas :  Lors d’un repas d’affaires, les frais engagés seront remboursés aux  gérants et déductibles du résultat s’ils ont bien été engagés dans l’intérêt de la société et qu’ils sont justifiés par une facture. 
  5. Les frais du loyer pour votre bureau : Si vous travaillez de votre domicile, il est possible de faire prendre en charge une partie du loyer par votre société, ainsi que les charges comme l’électricité, l’eau, le téléphone, Internet. 
  6. Les frais de matériel informatique : Si c’est utilisé dans le cadre et pour les besoins de votre activité professionnelle. 

 En conclusion, les notes de frais ne sont pas difficiles à réaliser, cependant il faut être minutieux, car selon votre activité vous allez vous retrouver avec de nombreuses notes de frais à traiter. Il est important de tout notifier en amont afin de ne pas commettre des erreurs. Une organisation rigoureuse est conseillée afin de perdre les justificatifs. Afin de n’avoir aucun retard et autre problème lors des traitements des remboursements.

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Par Julia le mercredi 23 octobre 2019

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