Le fichier des écritures comptables

Lors d’un contrôle fiscal à distance, les entreprises doivent fournir ce que l’on appelle communément un fichier des écritures comptables (FEC), un document dématérialisé qui concerne les comptabilités informatisées. Chaque exercice est concerné par ce fichier, mais son contenu et son importance revêtent parfois un caractère assez flou.

QU’EST-CE QUE C’EST ?

Le FEC contient toutes les écritures comptables d’une société pour une période précise (en général un exercice d’une année), et les éléments devant y apparaître sont imposés par l’administration fiscale, d’après les règles en vigueur concernant la tenue des comptabilités et les comptabilités informatisées. Celui-ci peut donc contenir de 18 à 22 informations, chiffre qui varie en fonction du statut fiscal de la société concernée.

À QUOI SERT-IL ?

Le FEC est à la base du contrôle fiscal fait par les instances de l’État. Il permet à l’inspecteur qui intervient de pouvoir recouper toutes les données qu’il a réuni. Celui-ci va donc pouvoir mettre en évidence la cohérence ou non du document avec les déclarations qui ont été faites, ce qui fera gagner du temps à tout le monde, et raccourcira la procédure de façon notable.

QUI CONCERNE-T-IL ?

Chaque entreprise soumise à la réglementation française, présentant une comptabilité informatisée, doit pouvoir présenter un fichier des écritures comptables, et d’autant plus lorsqu’elles sont soumises à un contrôle fiscal. Quelques exceptions et dispenses subsistent néanmoins, notamment pour les sociétés civiles immobilières (SCI), les auto-entrepreneurs, et les micro-entreprises qui n’y sont pas tenus.

QUE CONTIENT-IL ?

Comme nous le disions plus haut, ce fichier contient toutes les données comptables d’un exercice, et les écritures y sont obligatoirement notifiées dans cet ordre chronologique (pour les entreprises qui doivent en inscrire un minimum de 18) : 

• Le code journal de l’écriture comptable,

• Le libellé journal de l’écriture comptable,

• Le numéro de l’écriture comptable (sur une séquence continue),

• La date de comptabilisation de l’écriture comptable,

• Le numéro de compte utilisé par l’entreprise,

• Le libellé de compte, 

• Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé),

• Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé),

• La référence de la pièce justificative,

• La date de la pièce justificative,

• Le libellé de l’écriture comptable,

• Le montant au débit,

• Le montant au crédit,

• Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé),

• La date de lettrage (à blanc si non utilisé),

• La date de validation de l’écriture comptable,

• Le montant en devise (à blanc si non utilisé),

• L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé).

La mise en forme du fichier doit respecter certaines règles, qui sont inscrites dans l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales, comprenant notamment un format particulier.

COMMENT LE VÉRIFIER ET LE REMETTRE ?

Avec un logiciel de comptabilité, l’entreprise génère un fichier sans erreurs et aux normes en vigueur, limitant ainsi le risque d’un contenu non-conforme. En cas de doute, il est également possible de procéder à une vérification de routine, grâce à un outil de la DGFIP.

Lors de la première visite du vérificateur, le FEC doit être remis, sur n’importe quel support physique à la disposition de la société (DVD, clé USB, etc.). Aucun fichier ne peut être transmis de manière dématérialisée.

En conclusion, si l’entreprise est sérieuse et appliquée dans sa comptabilité, éditer le FEC ne représente aucune difficulté, et c’est préférable, puisqu’en cas de non-présentation ou de non-conformité, une amende de 5 000 euros est appliquée.