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Domiciliation d’entreprise : les obligations des domicilié & domiciliataire

domiciliataire domicilié

En tant qu’entrepreneur, la domiciliation d’entreprise constitue l’une des étapes cruciales pour mener à bien la constitution de votre société ou de votre entreprise. Dans le cadre d’un contrat de domiciliation, vous devez respecter certaines obligations, qu’elles soient propres à vous en tant que domicilié ou communes avec le domiciliataire que vous avez librement choisi.

En effet, vous pouvez exiger de votre domiciliataire le respect de certaines obligations à votre égard. Digidom vous en dit plus sur les obligations des deux parties au contrat.

Les textes applicables à la domiciliation d’entreprise

Les textes applicables sont les articles du Code de commerce ci-dessous :

  • Articles L.123-10 et suivants,
  • Articles R.123-166-1 et suivants,
  • Articles R123-167 et suivants.

Quelles sont les mentions qui doivent apparaître dans un contrat de domiciliation ?

En principe, l’entreprise dont le local est occupé en commun ou par le domicilié est appelée « domiciliataire » ou « entreprise de domiciliation ». Dans tous les cas, il y a lieu de rédiger et de conclure un contrat de domiciliation commerciale, sauf si les sociétés et leurs filiales installent leur siège dans le même local dont l’une a la jouissance.

Puisqu’un tel contrat présente de nombreux avantages tant sur le plan juridique que fiscal et détermine précisément les obligations ainsi que les sanctions des deux parties, nous vous conseillons de faire appel à un expert de Digidom pour vous aider à le rédiger en bonne et due forme et à déterminer s’il n’est pas caduc.

Toutefois, sachez que le domiciliataire et le domicilié doivent y mentionner les points suivants :

  • Leurs noms ou leurs raisons sociales, avec leurs coordonnées, leurs numéros de RCS (Répertoire du commerce et des sociétés) et leurs représentants légaux,
  • L’adresse de la domiciliation,
  • Les prestations fournies (adresse professionnelle, réception de courrier…),
  • Le mode de fonctionnement et les tarifs de chaque prestation fournie, la périodicité des règlements et les raisons de surfacturation,
  • La durée du contrat (théoriquement de 3 mois renouvelables trimestriellement par tacite reconduction),
  • Le dépôt de garantie,
  • Les obligations du domicilié (avec les pièces justificatives nécessaires),
  • Les modalités de rupture du contrat par l’une ou l’autre partie ainsi que les clauses résolutoires,
  • Une déclaration sur l’honneur si besoin,
  • Le nombre d’exemplaires du contrat signé et daté.

Connaissez-vous les obligations du domiciliataire ?

Même si seules les obligations du domicilié doivent être inscrites dans le contrat de domiciliation commerciale, il est important de connaître celles du domiciliataire. Laissez-vous guider par un professionnel de Digidom pour les déterminer conformément à la loi.

Sachez que le domiciliataire peut être une personne morale ou une personne physique. Dans les deux cas, il ne peut pas exercer son activité dans un local destiné à usage d’habitation principale ou à usage mixte.

Avant même son immatriculation, il doit être titulaire d’un agrément délivré par le Préfet du département du siège de l’entreprise ou par le Préfet de police à Paris.

Pendant l’occupation du local, il doit être immatriculé au RCS ou au RM (Répertoire des métiers), sauf si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association de personnes morales françaises de droit public.

Il est tenu de fournir au domicilié un local doté d’une pièce propre permettant d’assurer la confidentialité nécessaire et de réaliser une réunion régulière des organes chargés de l’administration, de la direction ou de la surveillance de l’entreprise. Le local doit également pouvoir assurer la tenue et la consultation des registres, livres et documents prescrits par les lois et règlements.

Pour chaque domicilié, le domiciliataire doit détenir un dossier contenant les justificatifs relatifs, notamment le domicile personnel et ses coordonnées téléphoniques s’il s’agit d’une personne physique et le domicile de ses représentants légaux et leurs coordonnées téléphoniques s’il s’agit d’une personne morale.

Le dossier doit également contenir les documents justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activités des domiciliés ainsi qu’au lieu de conservation de leurs documents comptables s’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.

Il est tenu d’informer le greffier du tribunal de commerce compétent à l’expiration du contrat de domiciliation, en cas de résiliation anticipée de celui-ci ou de cessation de la domiciliation de l’entreprise dans son local. Il doit également informer le greffier du tribunal ou la chambre des métiers et de l’artisanat lorsque le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois.

Il communique aux personnes munies d’un titre exécutoire comme l’huissier de justice les renseignements exacts permettant de joindre le domicilié.

Chaque trimestre, il envoie au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés dans ses locaux au cours de cette période ou de ceux qui ont mis fin à leur domiciliation.

Chaque année, avant le 15 janvier, il doit également leur envoyer la liste des domiciliés au 1er janvier. Il met en œuvre les procédures obligatoires relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme prévues au chapitre 1er du titre VI du livre V du Code monétaire et financier.

Connaissez-vous les obligations du domicilié ?

Le domicilié s’engage à utiliser de manière effective et exclusive le local, soit comme siège de l’entreprise, soit comme succursale, agence ou représentation si le siège est établi à l’étranger.

  • Il informe le domiciliataire de tout changement relatif à son activité.
  • Il déclare le contrat de domiciliation commerciale au RCS, avec la mention du nom ou de la dénomination sociale et de l’immatriculation principale sur un registre public du domiciliataire.
  • Il déclare toute modification relative à son nom et à son domicile personnel s’il s’agit d’une personne physique, à sa forme juridique, à son objet ainsi qu’au nom et domicile personnel de toute personne ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel s’il s’agit d’une personne morale.
  • Il donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

Les sanctions

Si le domiciliataire ne respecte pas ses obligations, il est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 5e classe. Il encourt la même peine s’il ne s’assure pas que le domicilié respecte les siennes.

Si les conditions prévues aux articles 131-21 et 131-48 du Code pénal sont réunies, les personnes coupables des contraventions susvisées sont punies de la peine complémentaire de confiscation de la chose ayant servi ou ayant été destinée à commettre l’infraction ou de la chose qui en est le produit.

Pour de plus amples informations ou en cas de doute, n’hésitez pas à consulter les experts de Digidom pour vous éclairer sur les obligations respectives du domiciliataire et du domicilié. Cliquez ici pour tout connaître sur comment choisir la domiciliation de votre entreprise.