Quelles sont les obligations légales pour un changement de siège social ?

Au cours de la vie d'une entreprise, de nombreuses raisons peuvent conduire une entreprise à voir l'adresse de son siège social modifiée. Une procédure qui implique la réalisation d'un certain nombre de formalités administratives et qui dépend notamment de la forme juridique de la société.

Le transfert d'un siège social s'effectue en cinq étapes que Digidom vous présente.

Quelles sont les étapes à respecter pour changer son adresse de siège social ? 

Lorsque vous décidez de modifier la domiciliation de l'adresse administrative de votre société, vous devez obligatoirement suivre un parcours spécifique dont les règles sont très précises.

Il s'agit successivement de prendre acte de la décision du dirigeant ou des associés, de modifier les statuts de la société, de faire paraître un avis de transfert de siège dans un journal d'annonces légales, de déclarer ce changement au greffe du tribunal de commerce et de modifier chaque document légal de l'entreprise.

La prise de décision

Selon le statut juridique de l'entreprise et notamment pour une SARL ou une SCI, le dirigeant qui souhaite transférer le siège de l'entreprise doit convoquer l'ensemble des associés à une assemblée générale extraordinaire afin d'exposer les raisons de cette décision. Selon les règles fixées statutairement, les associés valident le transfert du siège social par un vote qui doit ensuite être retranscrit dans un procès-verbal.

La modification des statuts de la société

L'adresse du siège social étant inscrite dans les statuts de la société, ceux-ci doivent obligatoirement être modifiés.

La publication dans un journal d'annonces légales 

Dès lors que le procès-verbal de décision par l'AGE est établi et que les statuts ont été modifiés, il convient de diffuser l'information de votre transfert de siège aux personnes tierces à l'entreprise. C'est donc par la voie d'une publication dans un journal d'annonces légales habilité par le département dont dépendent l'ancien et le nouveau siège social. Toutefois, dans le cas où l'adresse du nouveau siège social venait à se situer dans un autre département, la publication doit s'effectuer dans deux journaux distincts.

La demande d'inscription modificative

Une fois que ces différentes démarches ont été réalisées, le changement de siège social doit être notifié au greffe du tribunal de commerce. Alors qu'il était possible de faire cette démarche directement auprès de l'instance juridique ou via le centre de formalités des entreprises, il est aujourd'hui obligatoire de passer par la voie dématérialisée. Depuis le 1er janvier 2023, c'est sur le site du Guichet unique de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) que vous devez saisir les informations modificatives.

Pour que votre dossier soit recevable, vous devez joindre à votre demande :

• Une copie du procès-verbal actant la prise de décision.
• Un exemplaire des statuts mis à jour qui doivent être signés et certifiés conformes par le représentant légal de l'entreprise.
• Un justificatif de jouissance de la nouvelle adresse de domiciliation.
• Une copie de l'avis de publication dans le ou les journaux d'annonces légales.
• Une liste de tous les anciens sièges sociaux de l'entreprise en cas de changement de département.

La modification des documents administratifs

Enfin, puisque l'adresse du siège social est une mention qui doit être indiquée sur l'ensemble des documents légaux de l'entreprise ainsi que sur les supports de communication ou les conditions générales de vente sur les sites internet, c'est l'ensemble de ces documents et outils qui doivent être modifiés.