Déménager ses locaux sans stress

Le déménagement des locaux d'une entreprise peut avoir plusieurs origines :

  • l'environnement des locaux n'est pas adapté à l'activité de l'entreprise,
  • les locaux sont devenus trop petits : embauches de collaborateurs,
  • l'entreprise trouve des débouchés hors de France,
  • etc.

Déménager ses bureaux entraîne obligatoirement un niveau de stress pour le personnel de l'entreprise et sa direction.

Pourquoi faut-il organiser le déménagement de son entreprise?

Si le changement de domiciliation d'une entreprise est le signe de son évolution et de sa bonne santé, il est synonyme de développement, entraînant l'intégration de nouveaux collaborateurs et l'obligation de les installer de façon optimale (bureaux, mobilier, etc.). Dans ce cas, la vie de l'entreprise prend une nouvelle tournure et c'est une grande partie de son avenir qui se joue alors. Il faut donc que les décideurs fassent le maximum pour que ce déménagement soit une réussite. 

Si l'entreprise organise son déménagement pour des raisons inverses, le stress des salariés est en grande partie lié aux éventuels licenciements. Pour réduire ce stress et éviter de se séparer de son personnel, l'entrepreneur doit communiquer sur des solutions alternatives : proposer le télétravail lorsque l'emploi le permet, favoriser le nomadisme en réservant des espaces flexibles et connectés, organiser les réunions à l'extérieur des espaces classiques de travail (restaurant d'entreprise), etc.
L'entreprise peut ainsi intégrer des locaux plus petits et réduire ses frais de fonctionnement et en particulier ses frais d'hébergement.
A noter, les frais d'hébergement représentent le second poste de dépenses d'une entreprise derrière les salaires.

Côté matériel, comment organiser le déménagement de son entreprise ?

Quelle que soit la raison du déménagement, il ne laisse aucune place à l'improvisation. L'organisation se met en marche environ un trimestre avant la date fixée pour le déménagement. La mise en place d'un cahier des charges peut être utile, surtout si l'entreprise déménage hors de France. Dans ce cas, le transport du mobilier et des cartons peut être envisagé par train ou avion plutôt que par camion ; le prix du déménagement étant beaucoup plus important que d'une région à une autre, d'une ville à une autre ou d'un quartier à un autre.

Après avoir identifié les nouveaux locaux (location ou achat), c'est en possession des devis des professionnels du déménagement que l'entreprise retient un déménageur pour le transport. Les collaborateurs sont sollicités pour emballer leurs affaires dans des cartons. 
Attention, les cartons sont lisiblement identifiés (nom du propriétaire, bureau destinataire et contenu), grâce à des étiquettes spécialement imprimées par l'entreprise indiquant l'adresse des futurs locaux et le nom de l'entreprise.

Toutes ces actions rendent concret le déménagement pour le personnel de l'entreprise et même si l'organisation semble parfaite, un certain stress peut alors s'installer.

Côté salariés, comment diminuer le stress du déménagement ?

Une enquête IFOP montre que le déménagement est la troisième source de stress après le deuil et le licenciement. Ceci n'est pas uniquement valable dans le cas d'un changement de logement privé, c'est également le cas lors d'un déménagement d'entreprise où les employés appréhendent et se posent une multitude de questions.

Afin de réduire le stress ambiant, il faut que l'entreprise anticipe la majorité des questionnements en apportant des indications précises sur :

  1. les futurs locaux de l'entreprise, leur localisation détaillée, leur structure, 
  2. l'installation des collaborateurs (bureaux ou open space), 
  3. la récupération des meubles,
  4. les éventuels licenciements, 
  5. le regroupement avec d'autres entités, 
  6. la restauration d'entreprise, 
  7. les accès par transport en commun,
  8. etc.

Avant un déménagement, les employés ont souvent la sensation de manquer d'informations sur leur avenir dans l'entreprise. Ils peuvent être rassurés par une présentation formelle et de vive voix des futurs locaux et par le cahier des charges qui informe sur les conditions du déménagement mais peut également renseigner sur l'organisation du travail de l'entreprise dans ses nouveaux locaux. 

La communication de l'entrepreneur doit être rassurante et positive et elle doit concerner toutes les facettes du déménagement ainsi que l'avenir des collaborateurs dans l'entreprise après ce déménagement dans de nouveaux locaux. Des réponses seront fournies, diminuant le stress et remotivant les employés.

Côté dirigeant, comment organiser l'avenir sans stress ?

Les contraintes côté dirigeants et décideurs ne manquent pas et s'ajoutent à la gestion du stress chez les salariés. L'entrepreneur peut saisir l'occasion pour améliorer les synergies, pour augmenter les performances et la productivité mais aussi pour installer des espaces aménagés pour la détente et le repos, prévoir le ravitaillement en boissons à la charge de l'entreprise dans le coin cuisine, changer le mobilier, etc.

Les déménageurs d'entreprises peuvent être d'un grand secours dans votre organisation et avant cela, les professionnels de l'immobilier sont performants dans les conseils qu'ils apportent pour choisir les futurs locaux de l'entreprise. N'hésitez pas à faire appel à eux et à les suivre dans leurs démarches de soutien.

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Par Julia le lundi 19 août 2019

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