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La domiciliation et adresse postale d’une entreprise

service de domiciliation

La domiciliation d’une entreprise correspond principalement à l’adresse de son siège social (adresse administrative) et doit impérativement être déclarée au centre des formalités des entreprises (CFE) lors de sa création.

Dans ce sens, l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) pour les activités professionnelles artisanales impose également de choisir une telle adresse de domiciliation.

La jouissance des locaux professionnels doit en outre être déclarée comme siège social, sans quoi l’immatriculation de la nouvelle société sera refusée. L’adresse des locaux professionnels figure automatiquement sur les documents commerciaux de l’entreprise, tels que les factures, les devis et la correspondance.

L’adresse de domiciliation commerciale : un choix qui demande réflexion

La constitution d’une entreprise soulève souvent la question de l’adresse des locaux et du siège social. En effet, pour que son immatriculation soit valide, une entreprise doit impérativement mentionner le lieu d’installation de son siège social dans ses statuts.

La solution la plus simple s’avère d’immatriculer l’entreprise en question au domicile du dirigeant. Cependant, les critères à respecter pour cela sont nombreux. Après avoir lu cet article, vous comprendrez mieux la différence entre la boîte postale et la boîte de domiciliation, ainsi que l’intérêt du choix de l’adresse administrative et les possibilités de domiciliation s’offrant à vous.

1. La domiciliation au domicile personnel du dirigeant

Les entreprises individuelles

La domiciliation d’une entreprise individuelle peut se faire à l’adresse personnelle du fondateur et n’exige pas systématiquement d’acquérir ou de louer des locaux commerciaux.

L’entrepreneur individuel (auto-entrepreneur, artisan ou commerçant) peut domicilier son activité professionnelle dans son local d’habitation dès lors qu’aucune clause du contrat de location ou du règlement de copropriété ne s’y oppose pas. Dans tous les cas, il convient de vérifier qu’aucune disposition contractuelle ou réglementaire ne lui interdit une telle possibilité.

L’entrepreneur optant pour ce choix doit également notifier au syndic de copropriété ou au bailleur de son intention l’utilisation de son domicile personnel pour héberger sa société en cours d’immatriculation.

Il est vivement conseillé de souscrire un nouveau contrat professionnel ou une extension du contrat d’assurance « habitation » pour couvrir les dégâts collatéraux de vols ou de matériels endommagés.

Les sociétés

Les créateurs de société ont également la possibilité d’établir l’adresse de domiciliation au domicile du dirigeant uniquement (PDG ou gérant). L’adresse personnelle d’un associé ne peut en aucun cas être utilisée. Si une disposition législative ou contractuelle s’oppose à ce choix, cette domiciliation reste possible pour une durée maximale de 5 ans seulement.

Le dirigeant doit notifier son intention par écrit au représentant de l’ensemble immobilier, au syndicat de la copropriété ou au bailleur avant la demande ou la modification de l’immatriculation au RCS. Attention : la domiciliation au domicile personnel n’autorise pas l’application du statut des baux commerciaux, le changement d’affectation des locaux, la réception de chalandises ou de marchandises ni l’exercice de l’activité professionnelle.

2. La domiciliation auprès d’une société de domiciliation

L’entrepreneur (entrepreneur individuel ou société) peut aussi solliciter les services d’une agence de domiciliation immatriculée au RCS et agréée par le préfet de police à Paris ou le préfet du département.

Le domicilié installant le siège social de son entreprise dans les locaux qu’elle occupera en commun avec une ou plusieurs autres sociétés doit présenter le contrat de domiciliation (d’une durée minimale de 3 mois, obligatoirement par écrit et renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation) lors de sa demande d’immatriculation au RCS.

Ledit contrat doit également faire mention des références de l’immatriculation, de la dénomination sociale du domiciliataire et de la signature du représentant légal. Outre le fait de fournir une adresse de domiciliation prestigieuse à des tarifs avantageux, le domiciliataire met également à la disposition du domicilié :

  • de nouveaux locaux permettant la réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise
  • la confidentialité, la conservation et la consultation des documents administratifs

3. La domiciliation en pépinière d’entreprises

Rejoindre une pépinière d’entreprise dans des locaux professionnels occupés en commun par différents professionnels permet au fondateur de profiter d’équipements et de services mutualisés, d’espaces de réception et de réunion adaptés ainsi que de services de secrétariat et l’accompagnement par des spécialistes.

Généralement peu coûteux, ce choix met à la disposition des entrepreneurs des locaux adaptés à la taille d’une entreprise naissante.

4. La domiciliation dans un local propre

Un entrepreneur peut domicilier son entreprise dans un local dédié à son activité, qu’il en soit locataire ou propriétaire. Toutefois, il faut également vérifier qu’aucune disposition contractuelle ou législative (clauses du bail ou règles d’urbanisme) ne s’oppose à l’exercice d’une telle activité.

La boîte de domiciliation n’est pas une boîte postale

Par méconnaissance, l’adresse de domiciliation et l’adresse postale sont souvent placées dans le même panier. Cependant, dans le jargon juridique, ces deux termes sont utilisés de manières différentes.

Qu’est-ce qu’une boîte postale ?

Située dans une agence postale et non dans une entreprise ou au domicile du dirigeant, la boîte postale est simplement une boîte aux lettres externalisée. D’ailleurs, l’indication « BP » présente sur certaines adresses correspond à « Boîte Postale ».

Loin d’être anodin, ce sigle permet de préciser que le courrier reçu devra être conservé au bureau de poste jusqu’à ce que le représentant légal le récupère. Cette pratique est courante chez les entrepreneurs ne possédant pas de service dédié à la gestion et à la réception du courrier.

Les limites de la boîte postale

Bien que les services de la boîte postale s’avèrent avantageux et pratiques dans certains cas, ils restent très limités. Excellente alternative à la boîte postale, la boîte de domiciliation assure également la domiciliation postale d’une entreprise :

  • il est très difficile d’obtenir l’autorisation de posséder une adresse postale d’entreprise ou des services postaux (BP non disponible, La Poste doit proposer un tel service, etc.)
  • la réputation des boîtes postales n’est pas toujours avantageuse pour les entreprises
  • tous les bureaux de poste ne proposent pas un service de boîte postale
  • les services proposés se limitent à la réception du courrier
  • les entrepreneurs ne peuvent pas déclarer une boîte postale comme adresse postale de leur entreprise
  • la boîte postale doit obligatoirement correspondre à la ville dans laquelle se situe l’entreprise ou où réside l’entrepreneur

Quels sont les avantages de la boîte de domiciliation ?

Les prestations offertes par les boîtes de domiciliation surpassent la simple boîte postale. En effet, les agences de domiciliation permettent entre autres :

  • de recevoir le courrier, mais également de le renvoyer à l’adresse indiquée au préalable, le traiter, le numériser et le sauvegarder
  • de rester en contact avec les administrations et les proches
  • De plus, elles permettent aux entrepreneurs et aux personnes concernées de conserver leurs droits tout en bénéficiant de différentes prestations comme le logement social, les minimas sociaux, les inscriptions sur les listes électorales ou la couverture maladie.

Conclusion

Il n’est pas bien difficile de comprendre ce qui motive les entrepreneurs à faire appel à une société de domiciliation. D’autant qu’avec une agence de domiciliation nouvelle génération comme Digidom, la domiciliation de votre entreprise est très rapide et simple, puisque vous pouvez entreprendre toutes les démarches directement en ligne.