Guide complet 2021 de la domiciliation de votre entreprise

La domiciliation commerciale du siège social de votre entreprise : le guide complet étape par étape

La domiciliation commerciale du siège social est le lieu de localisation, l’adresse administrative de votre entreprise. Lors de sa création, il est en effet primordial de choisir où votre entreprise sera domiciliée. Son adresse de domiciliation jouera un rôle essentiel, que ce soit d'un point de vue administratif, ou technique. 

La domiciliation du siège social

Le siège social de votre entreprise est unique, il est le lieu d’exercice du pouvoir et de prise de décisions des organes de direction de l’entreprise. L’adresse du siège social peut être différente de l’adresse d’exercice de l’activité, elle figure sur tous les documents professionnels de l’entreprise. Le choix du lieu du siège social n’est pas anodin puisque cela détermine la loi applicable à l’entreprise, le lieu d’imposition, le tribunal compétent en cas de litiges (à défaut d’attribution de compétences).

Par exemple, même vous pouvez choisir d'exercez n'importe où en France mais choisir de domicilier votre siège social à Paris, simplement pour profiter de la CFE la moins chère du pays. 

Le choix de l'adresse votre siège social étant la première étape de la création de votre entreprise, il peut être crucial de choisir une bonne adresse en amont. Il est toujours possible de changer l'adresse de votre siège social, mais cela entraine un coup de transfert de siège. 

Le siège social dans un local personnel ou propre à l’entreprise

Au domicile du dirigeant

Un entrepreneur individuel peut décider de fixer le siège social de façon permanente à son domicile, si aucune disposition légale ou contractuelle ne s’y oppose (bail, règlement de copropriété, règles d’urbanisme...).

S’agissant d’une société, si des dispositions légales ou contractuelles s’y opposent (bail, règlement de copropriété, règles d’urbanisme...), le siège social ne peut être fixé au domicile du représentant légal que temporairement, pour une période de cinq ans à compter de l’immatriculation, dans la limite de la durée légale ou contractuelle de l’occupation des lieux.

En cas de changement de domicile du dirigeant avant l’expiration du délai de cinq ans, il est possible de fixer le siège social au nouveau domicile du dirigeant pour le délai restant à courir.

La domiciliation ne change pas la destination du local, qui reste à usage d’habitation. Le dirigeant doit informer le bailleur ou le syndic de copropriété de l’utilisation de son domicile personnel comme lieu de localisation du siège social de l’entreprise.

A NOTER : la domiciliation au domicile du dirigeant est souvent utilisée au démarrage de l’entreprise, ou par les entreprises dont l’activité ne nécessite pas de disposer d’un local spécifique (écrivain public, graphiste, webmaster...)

Dans un local commercial ou professionnel

Si l’entreprise dispose d’un local dédié à l’exploitation de l’activité, le siège social peut y être fixé, si aucune disposition légale ou contractuelle ne s’y oppose (bail, règlement de copropriété, règles d’urbanisme...).

L’entreprise peut être propriétaire du local, ou locataire, auquel cas, elle doit conclure avec le propriétaire, selon l’activité exercée, un bail commercial ou professionnel, ou plus rarement une convention d’occupation précaire ou un bail de courte durée. Si vous souhaitez plus d’informations sur les différents baux, vous pouvez vous rendre sur le site service-public.fr.

A NOTER : la domiciliation dans un local spécifique est souvent utilisée pour les activités nécessitant de recevoir la clientèle (fleuriste, dentiste...), ou de disposer d’un atelier ou d’un hangar (garagiste, transporteur...)

A SAVOIR : vous pouvez vous renseigner sur les règles d’urbanisme auprès de la préfecture, de la mairie, de la DREAL (direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement)

Le siège social dans un local commun ou partagé

Dans le local d’une autre entreprise

Le siège social peut être fixé dans le local d’une autre entreprise, qui en a la jouissance. L’entreprise disposant du local doit conclure un contrat de domiciliation avec l’entreprise utilisatrice, et obtenir l’accord du bailleur ou du syndic de copropriété si elle n’est pas propriétaire du local.

A NOTER : la domiciliation dans le local d’une autre entreprise est souvent utilisée par les sociétés mères et leurs filiales (dans ce cas, le contrat de domiciliation n’est pas nécessaire) ou par les entreprises qui travaillent en commun.

Dans un espace partagé

Le siège social peut être fixé au sein de l’espace de travail partagé utilisé par l’entreprise, tel qu’un hôtel d’entreprises, une pépinière d’entreprises, ou un espace de coworking. Ces espaces mutualisés utilisés pour une durée temporaire ou flexible, proposent un espace de travail équipé, ainsi qu’un accompagnement personnalisé aux entreprises résidentes en matière administrative, technique ou financière, ou des événements favorisant les échanges et les partenariats.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les espaces de travail partagés, vous pouvez vous rendre notamment sur le site bureauxapartager.com.

Au sein d’une entreprise de domiciliation

Il est évidemment possible de recourir à une entreprise de domiciliation, souvent située à une adresse prestigieuse, dont l’activité de domiciliation du siège social peut être couplée avec des prestations supplémentaires.

Des prestations bureautiques sont par exemples proposées (réexpédition du courrier, transfert du courrier par email ou dans un espace cloud dédié, secrétariat téléphonique), ou d’autres services complémentaires comme la prise en charge des formalités.

A SAVOIR : Le contrat de domiciliation d’une durée de trois mois renouvelable par tacite reconduction, conclu par écrit avec les entreprises domiciliées, impose notamment la mise à disposition de bureaux pour les réunions des organes de direction et de services pour la tenue et la consultation des documents légaux, et l’utilisation effective et exclusive du lieu comme siège social.

A NOTER : la domiciliation au sein d’un espace partagé ou d’une entreprise de domiciliation est souvent utilisée par les indépendants ou les startups pour préserver leur vie privée et développer leur réseau, ou par les entreprises souhaitant bénéficier d’une domiciliation et de services complémentaires à une adresse prestigieuse.

Si vous voulez faire appel à une entreprise de domiciliation ou obtenir des conseils sur la domiciliation d’entreprise, vous pouvez contacter Digidom, spécialiste de la domiciliation d’entreprise, qui propose plusieurs formules d’abonnement.

⇒ A RETENIR : l’adresse du siège social doit être déterminée en fonction des besoins et de l’activité de l’entreprise. La localisation du siège social auprès d’une entreprise de domiciliation présente l’avantage de disposer d’une adresse permanente, quelque soit l’évolution de l’entreprise, et d’éviter de procéder au transfert du siège social (sujet abordé dans le guide ‘’Le transfert du siège social de l’entreprise’’), en cas notamment, de changement du domicile du dirigeant ou de changement de local.